Truco 108. Motivo de rechazo en pedidos de venta.

En tiempo difíciles seguimos al pie del cañón compartiendo conocimiento. Las cosas se están poniendo muy feas en España, como en Italia y parece que va llegando a otros países. Así que cuidaros y no salgáis a la calle más que para lo estrictamente necesario. Como decía ayer un militar, cada persona que no sale es un virus menos que encuentra «huésped» para poder seguir viviendo y haciendo daño. Es un trozo de batalla ganada. Espero que estáis bien, de verdad.

En el post de hoy vamos a hablar de la forma de concluir pedidos de venta. Por diferentes circunstancias, uno o varias posiciones de un pedido de venta pueden no suministrarse o los servicios descritos en ellas no ser llevados a cabo. Por ejemplo:

• Roturas de stock: no tenemos disponibilidad de la mercancía. Tenemos problemas de suministro por parte de nuestros proveedores o en los mismos procesos de producción dentro de la compañía. Estos materiales puede que nunca se suministren o simplemente haya un retraso en la entrega hacia una fecha posterior.
• Productos obsoletos: en ocasiones cambian los catálogos de productos o servicios. Un pedido se registra con una referencia anterior, que será posteriormente sustituida en el pedido por un articulo o servicio diferente.
• Anulación del pedido: el cliente nos comunica la cancelación de un pedido que todavía no se ha suministrado.
• Cambios en los pedidos: el cliente nos comunica cambios en el pedido, posiciones que no desea que se suministren, corrección de errores, etc.

Seguro que se os ocurren muchos más ejemplos.En estos casos podríamos decidir eliminar las posiciones del pedido, incluso el documento completo, pero perderíamos la trazabilidad de las operaciones gestionadas con nuestro clientes. Para evitar esto, Sap nos proporciona el Motivo de rechazo (Reject reason en Ingles), para poder gestionar situaciones como estas.

El motivo de rechazo se gestiona a nivel de posición, teniendo disponible una actualización en masa dentro de la transacción VA01/VA02 para poder rechazar posiciones de forma colectiva.

Podemos parametrizar tantos motivos de rechazo como necesitemos para identificar cada posible situación que queramos tener identificada.

¿Por que es necesario rechazar las posiciones?

Las posiciones rechazadas no se van a continuar gestionando en el flujo logístico. Por tanto, no se realizará su entrega ni tampoco su facturación (incluso en posiciones no susceptibles de entrega como servicios, notas de cargo o abono, etc).

Si no utilizáramos un motivo de rechazo, los documentos se quedarían «abiertos» indefinidamente y nos molestarían en los diferentes procesos. Igualmente impedirían en el futuro tareas como las de archivado (borrado físico de los documentos de la base de datos).

Por ejemplo, un pedido en el que he facturado 4 posiciones, pero me he dejado 1 abierta, tiene este status en el flujo de documentos:

En cambio, si rechazamos la posición que no hemos podido servir al cliente, la situación sería esta:

El documento se da por concluido y ya no nos aparecerá como pendiente en nuestras transacciones estándar (VA05, VA05N, VA06) o en los informes Z que hayamos desarrollado en nuestra instalación.

Además, a nivel de tablas tenemos una forma fácil de consultar si en un documento hay posiciones rechazadas (tanto a nivel de cabecera, con la tabla de status VBUK, como a nivel de posición con la tabla VBUP).

Parametrización de los motivos de rechazo

Los motivos de rechazo se configuran desde la transacción OVAG o en la ruta de customizing Comercial –> Ventas –> Documentos de Ventas –> Posición documento ventas –> Definir motivos de rechazo.

Basicamente indicamos un código y su correspondiente descripción.

Ahora, en este punto, nos hacemos una pregunta. ¿Que ocurre con el importe de las posiciones rechazadas en un pedido? ¿Acumula al total del pedido?. La respuesta es: depende de como hayamos configurado el motivo de rechazo, en concreto el campo «Estad» en la configuración.

Si dejamos el valor en blanco, el importe si se acumula, aunque las posiciones estén rechazadas (esto no significa que se vaya a facturar). Esto podría darnos información sesgada en los informes o dar lugar a análisis incorrectos. Por ejemplo, en mi pedido:

La posición 10, rechazada, esta sumando su importe al valor neto del pedido. Por tanto, en la configuración de los motivos de rechazo nunca se debería de dejar el valor en blanco para evitar esto.

Los correcto sería utilizar uno de los dos valores siguientes en la configuración:

• X: no se acumula importe al valor neto del pedido. Pero si se puede añadir a los importes del sistema info de ventas (LIS/SIS).
• Y: no se acumula importe al valor neto del pedido ni tampoco a los importes del sistema info de ventas.

De esta forma, nos aseguramos que los importes de posiciones rechazadas no se suman al total del pedido.

En nuestro ejemplo, un motivo de rechazo con el valor X no incrementa el importe neto del pedido.

Espero que os sea de utilidad.

Bibliografía:

https://blogs.sap.com/2012/06/28/ignore-net-value-of-rejected-item-from-total-sales-order-value/