Truco 10. Actualización masiva de usuarios.

Los datos maestros de usuario en Sap se mantienen desde la transacción SU01. En muchas ocasiones, no interesara realizar acciones masivas en los datos maestros de usuario, en lo referente a cuestiones tan variadas como:

• Roles: determinan las opciones del menú de usuario disponibles y/o sus correspondientes autorizaciones de acceso.
• Autorizaciones: asignación de los perfiles de autorización (se pueden asignar directamente desde los roles). Determina con que elementos del sistema va a poder trabajar el usuario (a que transacciones va a poder acceder y en que unidades organizativas). Cada usuario, según su rol dentro de la organización, tendrá que tener unas autorizaciones adecuadas para acceder solo a aquellos procesos en los que interviene, en las áreas adecuadas, sin poder acceder a otros elementos que queden fuera de su ámbito de actuación.
• Parámetros de usuario: son los parámetros de memoria que nos permiten predefinir valores de trabajo en los usuarios (por ejemplo, la sociedad, la organizacionón de compras, el centro) o establecer parámetros de control que determinan el comportamiento de las transacciones, informes, etc. Por ejemplo, el parametro SD_VARIANT_MAINTAIN con el valor X nos permite modificar las variantes de visualización en los informes de ventas (pedidos, ofertas, facturas). Otro ejemplo son las opciones al trabajar con la contabilidad general, que se configuran en la transacción FB00. La configuración establecida en esta transacción se traslada a parámetros de usuario que determinan el comportamiento de las diferentes transacciones de finanzas (contabilización, listados de partidas, libro de caja, etc). Hay multitud de parámetros, cada uno con una finalidad y podemos igualmente  crear nuestros parámetros de usuario  en la tabla TPARA con la transacción SM31 (utilizar siempre identificadores que empiecen por Z).

• Configuración de valores por defecto: aquí se determinan aspectos generales, como el menú inicial de un usuario al entrar en Sap, su idioma de trabajo, la representación de los números (es interesante conocer este parámetro, porque muchos usuarios prefieren trabajar con el ‘.’ como caracter para informar los decimales, en lugar de la coma), el formato de la fecha y hora, la impresora por defecto y los valores de control del spool.

• Información de los usuarios: nombre, dirección, función, departamento, cuenta de correo electrónico, etc.
• Datos de logon: contraseña, tipo de usuario, grupo de usuario, validez.
• Bloqueo/desbloqueo de usuarios: se puede gestionar el bloqueo/desbloqueo de los usuarios (por ejemplo, desbloquear un usuario que se autobloqueo por intento de logon fallidos).

Podemos entrar uno por uno en cada usuario y realizar los ajustes, o bien utilizar una interesante transacción que tiene Sap que es la actualización masiva de usuarios (SU10). Vamos a ver un poco en detalle esta transacción y la forma de utilizarla.

Básicamente, disponemos de una pantalla inicial, donde vamos a realizar la selección de los usuarios a tratar (bien indicándolos individualmente o con las funciones de búsqueda por Datos de dirección o Datos de autorización). Desde las funciones de búsqueda podemos seleccionar uno o más valores y llevarlos a la pantalla de tratamiento.

Una vez enumerados todos los usuarios que vamos a tratar, seleccionaremos el tipo de acción  pulsando el correspondiente botón de opción de tratamiento. Las opciones posibles son:

• Crear: nos permite realizar la creación masiva de usuarios. Todos los usuarios creados tienen los mismos valores (valores fijos, parámetros, autorizaciones), y luego habrá que entrar uno a uno para ajustar sus datos individuales (como el nombre, departamento, teléfono, dirección de email, etc). Es útil para crear masivamente usuarios con las mismas características de autorizaciones.
• Modificar: nos permite realizar de forma masiva la modificación de cualquier de los aspectos vistos anteriormente.
• Borrar: nos permite el borrado masivo de usuarios. Los usuarios dejan de estar disponibles en el sistema y ya podrán ingresar en el Sap con el identificador de usuario borrado. Se recomiendo utilizar el borrado con cuidado, y jugar con los bloqueos o las fechas de validez.
• Bloquear: con esta opción bloqueamos el acceso al sistema en los usuarios indicados.
• Desbloquear: con esta acción eliminamos los bloqueos en los usuarios.

Para nuestro ejemplo, nos vamos a centrar en la opción Modificar. Nos aparecen las mismas pestañas que en el mantenimiento simple de los usuarios, pero con una peculiaridad. Indicamos el valor que queremos modificar y marcamos el flag correspondiente de Modificar. De esta forma, solo modificaremos, de todos los valores existentes en los usuarios, aquellos que se hayan seleccionado expresamente.

En la imagen podéis ver la modificación de la impresora por defecto a los usuarios indicados.

Para el caso de las autorizaciones (Roles o Perfiles), la forma de realizar las modificaciones cambia un poco. En este caso, enumeraremos los perfiles de autorización o los roles, e indicaremos la acción a realizar que podrá ser Añadir o Eliminar. Si queremos realizar ambas acciones, habrá que hacerlo en dos veces. En el ejemplo, estoy añadiendo un rol de administrador y dos roles para la gestión de activos fijos a los usuarios.

Finalmente pulsaremos el icono de Grabar para que los cambios sean efectivos. Como podéis ver, es una herramienta muy útil para procesos masivos sobre los usuarios y para simplificar las tareas de administración del sistema. Si estáis interesados en ampliar conocimientos sobre el tema de usuarios, seguridad y auditoria en los sistemas Sap, os recomiendo el blog Seguridad Sap que acabo de descubrir.