Tutorial: creación de planes de facturación en compras.


En todas las empresas tenemos ejemplos de compras  reguladas por contrato, y que tienen una periodicidad determinada, tras la cual llegará la correspondiente factura u obligación de pago. Por ejemplo, contratos de mantenimiento informático, servicios profesionales, alquileres, etc.

En estos casos, nos va a llegar regularmente la correspondiente factura, y no es necesario realizar una entrada de mercancía para confirmar que el servicio se ha realizado, pues los servicios se rigen por un contrato o acuerdo de referencia.

Para este tipo de casuísticas, utilizaremos en Sap los planes de facturación. Los planes se registran a través de los pedidos de compra (transacción ME21N), teniendo en cuenta lo siguiente:

A nivel de posición, siempre hay que desmarcar la casilla Entrada mercancía en la pestaña Entrega.

A nivel de posición, siempre hay que desmarcar la casilla Verificación Factura basada en EM en la pestaña Factura.

Tras desmarcar las dos casillas, nos aparece un nuevo botón en la pestaña Factura, que nos permite acceder al registro del plan de facturación. El plan de facturación nos permite definir un calendario de recepción de facturas, asociado a la posición del pedido que estamos tratando.

Los valores mas importantes que podemos introducir en el plan de facturación son los siguientes:

  • Clase de plan de facturación: es el modelo para la creación del plan de facturación. Lo habitual es usar un plan de facturación periódico para la facturación de servicios que son regulares. Podremos parametrizar nuestras propias clases de planes. Se nos pide la primera vez que entramos en el plan de facturación, al crearlo.
  • Fecha de inicio: fecha de inicio del plan (validez).
  • Fecha final: fecha fin.
  • Regla determinación de fechas: en el modelo de plan de facturación definimos la frecuencia de la facturación (periodos mensuales, trimestrales, etc), así como el día de referencia (a principio de mes, a final de mes), etc.
  • Por adelantado: se marca cuando las facturas de un periodo se van a recibir por adelantado.

Con los valores indicados, el sistema construye la tabla del plan de facturación, que determinará los diferentes periodos, y las fechas en las que están previstas la emisión de facturas por parte del proveedor. Una vez registrado el plan de facturación, ya se podrán registrar las correspondientes facturas en la transacción MIRO (si el pedido tiene estrategias de liberación, tendrá que ser liberado previamente).

Una vez registrada la factura contra una de las posiciones del plan de facturación, se cambia el estado de la posición a nivel del plan de facturación, tal y como podemos observar en la imagen siguiente.

PARAMETRIZACION DE LOS PLANES DE FACTURACION.

 Se accede desde la ruta de customizing siguiente:

Gestión de materiales –> Compra –> Pedidos –> Plan de facturación.

Algunos de los elementos que podemos parametrizar para los planes de facturación son los siguientes:

Clase de plan de facturación.

Determina los valores con los que se inicializa el plan de facturación al crearlo: propuesta de fecha inicio y fecha fin, regla de determinación de fechas (periodicidad y fecha de facturación a proponer), si es una facturación por adelantado o no, un calendario de laborables para ajustar las fechas de facturación, etc.

Esto solo tiene efecto al crear el plan de facturación, y actúa como una plantilla de inicialización de valores.

Reglas de determinación de fechas.

Determina el método para calcular las fechas de facturación previstas al construir el plan de facturación.

En nuestro caso, hemos añadido dos reglas para determinación de fecha Trimestrales, además de las mensuales que ya existían. Veamos un ejemplo de una regla para facturación mensual, y otra para trimestral:

En la regla mensual, indicamos que la fecha base es la fecha de factura, en el periodo indicamos 1, y como unidad el mes (podemos indicar dias, semanas, meses o años para ajustar el calculo de las fechas de facturación a nuestras necesidades).

Además, podemos indicar si queremos que se proponga el primer día del mes o el último, y un calendario de fábrica, donde se podrá introducir en que fechas suele facturar el proveedor, para ajustar más aún las fechas propuestas.

Para el caso de la regla trimestral, hemos indicamos en el periodo el valor 3, y como unidad el mes. De esta forma, estamos indicándole al  sistema que el cálculo nos lo hago en periodos trimestrales.

Ahora, nos vamos al pedido e indicamos la nueva regla de determinación de fechas (la trimestral). El plan de facturación se recalcula, teniendo el siguiente aspecto:

Para terminar, os dejo el enlace al contenido de esta entrada en formato PDF, a modo de Manual de Usuario.

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9 respuestas a Tutorial: creación de planes de facturación en compras.

  1. Christian Garcia dijo:

    El inconveniente que tiene el plan de facturación periódico es que toma como valor de la estrategia de liberación el de una “cuota” en lugar de considerar el valor total que surge de multiplicar valor por cantidad de cuotas. En el ejemplo presentado, se deberá liberar un pedido de compras por EUR 92,48 en lugar de EUR 1109,76 (multiplicación de 92,48 por los 12 meses)

  2. Andres Rincon dijo:

    Hola Roberto,
    Estoy tratando de crear un plan de facturación “parcial”, lo único que sucede es que los anticipos que paga la empresa no pueden tener IVA. Solo puedo dejar que se pague el IVA en el momento de recibir la factura final (es decir, cuando está concluido el proyecto, por así decirlo). Sabes como podría hacer esto??

    Gracias!!!!!

    • Hola Andres:

      Si son anticipos, ¿porque no lo gestionas directamente en contabilidad?. Por ejemplo, utilizando los documentos periodicos puedes hacer una contabilización en cada periodo que quieras con un modelo (y contabilizar sin impuestos).

      Se gestiona con las transacciones FBD1/FBD2 para crear modificar los documentos periodicos y con la F-14 se hacen las contabilizaciones contra estos documentos periodicos.

      Un saludo.

  3. Andres Rincon dijo:

    Muchas gracias Roberto. En mi caso como los importes varían (un hito es el anticipo del 20%, otro hito es del 50% y el otro cuando se recibe la factura final-la que si llevaría IVA), también creo que hay una opcion que es con F-47, F-48, F-54. Sabes si existe alguna forma de manejarlo desde alli mismo en los planes de facturación parcial? O cual forma crees que es la mas recomendable?

    Por cierto, estoy viendo el truco 44 de gestion de documentos (no veo la hora de leer sobre el DMS)…

    Gracias.

    • Hola Andres:

      Lo mejor en ese caso es gestionarlo directamente en FI con la funcionalidad de anticipos (F-48/F-54). En los planes de facturacion no se puede hacer eso que quieres, ademas el anticipo en si no es una factura (depende del pais).

      Un saludo.

  4. Ricardo dijo:

    Roberto,
    Sabes como podría hacer una factura parcial en MIRO. Creé una Orden de Compra por 100.000, Acepte el servicio parcialmente por 50.000 y la factura del proveedor es por 35.000. Al momento de ir a hacer la MIRO por lo facturado, no tengo como hacer que me deje pasar los 35.000. ¿Sabes como podría hacer eso??

    Muchas Gracias.

    • Hola:

      Cuando registrar la factura contra la hoja de entrada de actividad, modifica en la posición de la factura el importe propuesto por Sap (50 mil) por los 35 que realmente tiene la factura. El sistema tiene que dejarte.

      Precisamente hoy estaba haciendo una prueba de eso mismo y lo he podido hacer sin ninguna limitación. El sistema si verifica las tolerancias y es posible que te bloquee la factura, pero estara contabilizada y lo unico que tienes que hacer es desbloquearlo y continuar su ciclo.

      Un saludo.

  5. Ignacio dijo:

    Buenos días Roberto,

    Es posible utilizar los planes de facturación en contratos marco? Es verdad que en el customizing de pedidos se puede parametrizar los planes de facturación con las caracterisiticas deseadas, pero para los planes de entrega no existe la opción de parametrizarlo.

    Saludos,

  6. sebastian dijo:

    Hola. Quisiera saber si es posible usar planes de facturacion para servicios catalogados?. Cuando agrego la imputacion f de servicios en la posicion me aparece un erro se240 que dice que no es compatible el plan de facturacion con la posicion de servicios lo cual me resulta raro

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