Truco 117. Cambio de periodos contables de forma automática.

En nuestro sistema SAP podemos gestionar varios tipos de periodos abiertos, que son los que nos permiten realizar operaciones en unas fechas determinadas, no pudiendo realizar contabilizaciones fuera de los periodos que están habilitados. Mas concretamente, tenemos tres tipos de periodos:

• Periodos logísticos: se gestionan, a nivel de sociedad, con la transacción MMPV y nos permiten contabilizar los movimientos relacionados con gestión de stocks, registro de facturas de compras (MIRO), valoración de materiales, etc. Solo es posible contabilizar en una rango de dos periodos (meses), normalmente el mes en curso y el mes anterior. Con la transacción OMSY se pueden consultar los periodos actualmente abiertos en cada sociedad.

• Periodos contables (FI): se gestionan, a nivel de variante de periodos contables, con la transacción OB52. Podemos tener una o varias sociedades asignada a una variante de periodos contables. El control se puede realizar por tipologia de cuentas (Deudor, Acreedor, Activos, Cuentas de Mayor, Cuentas de Material), teniendo la posibilidad de gestionar periodos para los usuarios normales o para usuarios administradores mediante autorizaciones (hablamos de ello en una entrada anterior del blog).

• Periodos controlling: se gestionan con la transacción OKP1, a nivel de sociedad de Controlling, Ejercicio, Periodo, Versión y Tipo de contabilización (Real o Plan). En esos niveles, podemos indicar para los diferentes tipos de operaciones, si esta permitido o no el realizar contabilizaciones en la contabilidad de costes.

En condiciones normales, un usuario avanzado se encarga de gestionar los periodos y de realizar la apertura y cierre de cada uno de ellos. Por ejemplo, es habitual en la gestión de periodos contables de FI, el restringir la contabilización en las cuentas de IVA para evitar contabilizaciones en periodos ya reportados a las autoridades, tal y como vemos en la imagen siguiente.

Nota aclaratoria: la gestión de los periodos contables va relacionada con el ejercicio fiscal que gestione la empresa, no teniendo porque coincidir con el año natural (según el sector, puede haber ejercicios que van de febrero a enero, abril a marzo, etc).

¿Como automatizamos el cambio de ejercicio?

Periodos Logísticos

Para los periodos lógisticos, es tan sencillo como como utilizar el report RMMMPERI, que es el que se llama cuando ejecutamos la transacción MMPV. En este report podemos introducir la sociedad para la que queremos realizar el cambio y el periodo a entrar. Aunque tenemos una opción mucho más flexible, introduciendo la fecha del periodo que queremos abrir (lo que nos evita tener que conocer la configuración de periodos fiscales del sistema). De esta forma, indicando la fecha del primer dia del mes del nuevo periodo, el sistema hará el cambio sin ninguna complicación.

Para ello, crearemos un job con la transacción SM36, indicando al job una periodicidad mensual, con ejecución el primer día de cada mes (por ejemplo, a las 00:01 de la madrugada).

Añadiremos un paso con el programa RMMMPERI, donde habremos creado una variante con los parametros correspondientes (sociedad, diferentes flags marcados, etc) y para el campo de la fecha, utilizaremos una variable dinámica del tipo Fecha del día.

De esta forma, el proceso se ejecutará el día 1 de cada mes (por la periodicidad del job), y se abrirá el periodo lógístico correspondiente a ese dia por la variable dinamica indicada en la variante del job. Con la transacción SE38 podemos mantener las variantes asociadas al programa y realizar la configuración deseada de los parametros de ejecución de este.

Como indicabamos antes, con la transacción OMSY podremos comprobar que el cambio se haya realizado correctamente.

Periodos contables

Para realizar el cambio de los periodos contables, podremos utilizar los reports RFPERIOD_OPEN y RFPERIOD_CLOSE. En este caso, podremos utilizar igualmente un job para planificar el cambio, pero la cuestión es un poco más complicada, pues tenemos que indicar los valores de año y periodo, y no tenemos variables dinámicas disponibles para poder hacerlo.

En ese caso, tendriamos varias opciones para automatizar el proceso:

• Desarrollo a medida que cree el job correspondiente llamando al programa RFPERIOD_OPEN, llenando los parametros de selección con los valores necesarios para realizar la apertura o cierre de los periodos. En la lógica del programa podremos tener en cuenta la sociedad, que ejercicio fiscal tiene, etc, para poder enviar los valores correctos para realizar el cambio.
• Planificar un job, usando las variables que tiene Sap definidas en las tablas TVARV/TVARVC. Estas variables se actualizan ejecutando el programa RVSETDAT o manualmente con las transacciones STVARV o STVARVC. Aquí podriamos añadir nuestras propias variables Z y actualizarlas con un programa Z o manualmente, con la lógica deseada.

Primero actualizariamos las variables y luego planificariamos un job, indicando en la variante del report RFPERIOD_OPEN, las variables para el ejercicio/s y periodo/s a abrir o cerrar.

Un poco más complejo pero tenemos una solución más o menos sencilla para realizar el proceso.

Periodos de controlling

Para realizar el cambio de los periodos de controlling, utilizaremos el report RKCOOKP1. La problemática es la misma que la descrita en el punto anterior, así que podremos utilizar la misma solución para indicar los periodos que vayamos a abrir o cerrar usando las variables de sistema o un desarrollo a medida.

Y siempre teniendo en cuenta las implicaciones de esta configuración y que ha de ser consensuada y gestionada con los departamentos financieros o de controlling.

Os recomiendo la lectura del documento de Sanjeev Kumar donde se explica en detalle todos los pasos para realizar la automatización que acabamos de describir.

Espero os sea de utilidad. Encantado de volver a publicar en el blog despues de tanto tiempo.

Bibliografía.

Automate Period opening in SAP – Sanjeev Kumar

Gestion de dos periodos contables abiertos en Finanzas