Truco 52. Dos periodos contables abiertos en FI (y 1 limitado por autorizaciones)


Como ya sabeís, los periodos contables abiertos en un sistema Sap se controlan desde la transacción OB52. Basícamente, los periodos se gestionan a traves de una variante de periodo, que es para la que indicamos los periodos contables que están abiertos. La variante de periodo se asigna a las sociedades de Finanzas, de forma que cuando modificamos los periodos abiertos de una variante estamos afectando a todas las sociedades que tiene asignada esa variante de periodos (y por tanto, limitando las fechas en las que vamos a poder contabilizar para dichas sociedades).

ob52_1

Os recomiendo la lectura de la entrada de Oscar en su Blog de Sap donde habla de los diferentes periodos que se pueden gestionar en Sap y toda la parametrización relacionada (tanto a nivel de FI como de MM).

En nuestro truco de hoy vamos a ver una funcionalidad de la gestión de periodos de Finanzas que nos permite lo siguiente:

  • Disponer de dos periodos contables abiertos.
  • Limitar la contabilización en uno de los periodos por autorizaciones.

De esta forma, en un proceso de cierre contable, limitamos en un periodo anterior la contabilización a la mayoria de usuarios por autorizaciones, permitiendo solo la contabilización en ese periodo “que estamos cerrando o ajustando”  a los usuarios autorizados. Por otro lado, el resto de usuarios seguirán contabilizando en el periodo “actual”, que no estará limitado.

Los pasos para conseguir este comportamiento del sistema son muy sencillos.

  • Periodo desde/hasta limitado: corresponde al remarcado en rojo en la imagen siguiente. Este periodo será el que estará restringido por autorizaciones.
  • Periodo desde/hasta abierto: corresponde al remarcado en azul en la imagen siguiente. Este periodo será el que estará abierto a todos los usuarios.
  • Grupo de autorizaciones: aquí indicaremos un valor. Este valor deberá de estar incluido en las autorizaciones del usuario, con el objeto F_BKPF_BUP, para permitirle contabilizar en el periodo limitado. Si en grupo de autorizaciones no indicamos ningún valor, ambos periodos estará abiertos a todo el mundo. En ese caso, será la forma de ofrecer dos periodos distintos abiertos sin ninguna restricción de autorizaciones.

ob52_2

El ultimo paso consistiría en crear un rol de autorizaciones con el objeto F_BKPF_BUP, asignadole el valor que hubieramos puesto en el campo GrA en la variante de periodo oportuna. Es importante también revisar las autorizaciones existente para evitar que los usuarios restringidos no tengan este objeto de autorización con el valor “*”, pues esta autorización les permitiría contabilizar en cualquier de los dos periodos.

Os dejo el enlace a un manual sobre esta funcionalidad, que incluye ejemplos de utilización en un caso real.

Información adicional: también se puede hacer un control de los periodos abiertos a nivel del modulo de Controlling (CO). Para ello, desde la transacción OKP1 – Modificar bloqueo de periodos, podemos, a nivel de sociedad CO, indicar en un ejercicio que periodos bloqueamos y para que actividades.

ob52_5

Puede ser una forma de útil de bloquear también la realización de operaciones a nivel de CO que nos afecten a periodos cerrados para los que ya se ha presentado información o se han concluido todos los procesos de cierre asociados.

Anuncios
Esta entrada fue publicada en Autorizaciones, Sap FI. Guarda el enlace permanente.

28 respuestas a Truco 52. Dos periodos contables abiertos en FI (y 1 limitado por autorizaciones)

  1. santiago castro dijo:

    Estimado Roberto soy seguidor de tu blog saptricks, de antemano muchas gracias por la ayuda que constantemente prestas a través de tu blog.

    Quisiera hacerte una consulta asociada al aseguramiento de cuentas contables en SAP, Es posible configurar el sistema para que solo uno o cierto numero de usuarios puedan hacer registros en una cuenta contable especifica? y para el resto se genere un error o algun warning.

    • Hola Santiago:

      Lo que tu quieres hacer se puede montar con autorizaciones. Con los siguientes pasos:

      1) En primer lugar, en las cuentas contables que quieras “restringir”, has de rellenar el campo “Grupo autorizaciones”, en la pestaña datos de control (si entras por la transacción FS00. Hay puedes poner una etiqueta cualquiera, por ejemplo REST.

      2) Preparar un rol de autorizaciones (transaccion PFCG), que contenga el objeto F_BKPF_BES, en el campo grupo de autorizaciones indicas el valor que le hayas puesto a las cuentas.

      3) Asignas el rol de autorizaciones a los usuarios (transaccion SU01), solo a aquellos que vayan a poder contabilizar en las cuentas. Hay que asegurarse que el objeto F_BKPF_BES no tenga el valor *, que significaria que no habria ninguna restricción.

      De esta forma, te aseguras que solo los que tengan el objeto de autorizaciones

      Se podrian montar otro tipo de controles usando Exit o BTEs, pero ya necesitarias programación. Con esa solución te podría valer.

      ya nos cuentas si lo has podido montar.

      Un saludo.

      • santiago castro dijo:

        Roberto mil gracias, lo probe en calidad y funciona perfectamente.

  2. Alejandra dijo:

    Buenos Días Roberto, mi nombre es Alejandra y en la empresa para la cual trabajo llevamos ya casi un año trabajando con SAP. Quería preguntarte con respecto a una transacción, para hacer el ingreso preliminar de Facturas sin Orden de Compra. Tú sabes de alguna? Porque me dijeron que para ingresar las facturas que tienen orden de Compra se hace con la MIR7. La idea es que se haga un ingreso preliminar de la factura pero sin que afecte a Contabilidad, más que nada para centralizar el tema y el encargado de la recpeción de estos documentos los ingrese a nivel de datos de cabecera nada más.

    Gracias,
    Saludos,
    Alejandra

    • Hola Alejandra:

      Si la factura nunca a tener asociados pedidos te recomiendo registrarla directamente en finanzas con la transaccion FV60. De esta manera se registran de forma preliminar en el sistema yluego se completarán y se contabilizaran completamente.

      Si vas a llevar asociados pedidos, entonces usa la MIR7. Podras grabarla de forma preliminar y luego indicarle los pedidos asociados para que posteriormente alguien la revise y contabilice.

      Saludos.

      • Alejandra dijo:

        Muchas Gracias Roberto. Justamente la idea es realizar el registro preliminar de las Facturas por un tema de seguimiento. Probaré las transacciones que me indicas. Saludos.

  3. Marcelo Alvarez dijo:

    Estimado Roberto: le envio este mensaje ya que he realizado la limitacion de periodos como usted lo ha explicado, pero no está funcionando.
    He chequeado que en el rol donde se encuentra la transaccion FB01 he desactivado objeto F_BKPF_BUP..
    En estos momentos todas las personas pueden contabilizar en los dos periodos.
    Desde ya le agreadezco si es posible ayudarme a encontrar el error que estoy comentiendo.

    Gracias y saludos

    • Hola Marcelo:

      Yo creo que tienes revisar las autorizaciones. Mira en los usuarios que si les deja contabilizar (cuando no debería de dejarles), como tienen el objeto F_BKPF_BUP.

      Para ello, con su usuario ejecutas la transaccion SU56 y busca el objeto a ver que valor tienen. No encuentro otra explicación si estas configurando todo tal y como esta indicado en el post.

      Un saludo.

  4. Edwin Iriarte dijo:

    Buenas tardes Roberto como estas?

    Tengo un caso, que estamos trabajando por grupos de usuarios y tenemos el rol Z_GL_SUPERUSUARIO, pero un usuario pudo contabilizar con el periodo cerrado y en su perfil no tiene este rol, como puedo validar en que fecha se cerro el periodo.

    De antemano muchas gracias por la información

  5. Luis Francisco Cortes Vergara dijo:

    Buen da Roberto He tratado de escribir en el Blog pero no encuentro como, solicito tu ayuda con un tema de MM, tengo una Peticin de oferta a la cual por la transaccin ME47 pero el campo de Precio neto donde ingreso los valores de las propuestas esta deshabilitado, como lo puedo activar. Agradezco tu ayuda. Francisco Corts

    Date: Wed, 24 Apr 2013 10:52:15 +0000 To: lufracove@hotmail.com

    • Roberto Espinosa dijo:

      Hola Luis,

      Entra a la ME47 y te vas a la posición. La seleccionas y pulsas del botón Condiciones. Ahí te tiene que dejar introducir un precio, sino recuerdo mal.

      Un saludo.

  6. GISELA dijo:

    Hola, quisiera saber si es posible abrir periodos contables del año 2013?

  7. Leticia Meléndez dijo:

    Buen dia: Quiero saber si en la opción OB52 es posible filtrar para que se vea una sola sociedad. Esto con el fin de evitar que usuarios de otra sociedad modifiquen la que no les corresponde.

    • Hola Leticia:

      Una alternativa es entrar por la transaccion SM31, vista V_T001B e indicar criterios de selección al entrar (por ejemplo la sociedad). De esa manera solo veran los datos de una sociedad y se evitan errores.

      Otra alternativa es entrar en la OB52 y utilizar la opción de menú Seleccion –> Por contenidos, donde se pueden filtra desde dentro que solo se vea la info de una sociedad.

  8. Esther dijo:

    Hola,
    En el caso de la empresa donde trabajo no contabilizamos los pedidos de compras, por lo que no podemos bloquear su introducción a través de la transacción MMPV. ¿podría evitarse a nivel de CO, es decir, evitar introducir comprometido de alguna manera ( sólo desde MM)?

    gracias y un saludo,

  9. Jorge Jarava dijo:

    Hola Roberto. Saludos.
    Llevo algun tiempo con una inquietud y quisiera saber si me podrías ayudar. He detecado algunos usuarios con acceso a transacciones que segun sus funciones no las deberian tenter. Como puedo saber si alguno de esos usuarios utilizó dichas transacciones (OB52, FS00, ME21N, ME28, ME29N, entre otras). De ante mano agradezco.

  10. Erika Perez dijo:

    Buenas Tardes

    Se reverso una entrada de un servicio y después no dejo realizar la entrada correspondiente. En el centro de costo se descontó el valor pero cuando va a realizar la entrada dice que supera la cantidad, a que puede deberse este problema.

    Por otro lado, se paso dos periodos contables y ahora no deja reversar todo el proceso para dejarlo como al principio. es posible desbloquear el periodo en cuestión?

    Espero que me puedas orientar en con esta situación

    Gracias

  11. JoEn dijo:

    Buenas tardes Roberto.
    Al tratar de contabilizar desde una aplicación Z propia, el mensaje que obtenemos es :
    “Periodo contabilización 003 2016 esta bloqueado (verifique fe.contabil.)” , fíjate que no es cerrado si no bloqueado

    Saludos, agradezco tus comentarios
    JoEn

  12. jazmin romero dijo:

    Buen dia,

    Necesito descompensar una cobranza de un periodo cerrado.
    Cual seria el procedimiento correcto.

  13. izas88 dijo:

    Hola,
    me he dado cuenta que el periodo de diciembre 2016 está mal definido, en fecha de contabilización está desde 1/12/2016 a 01/01/2017 (en lugar de 31/12/2016). Al intentar cambiar y poner 31/12/2016 me sale el siguiente error: “No puede actualizarse el campo ODBC-1029)”.

    ¿Me pueden ayudar?

    A consecuencia de esto al crear el periodo 2017 me obliga a hacerlo a partir de la fecha 02/01/2017 ( y no 01/01/2017 que sería la correcta).

    Muchas gracias.

  14. Elias dijo:

    Buenas tardes, podrían echarme una mano con al siguiente incidencia:

    Estoy en un proyecto que en unos de los tantos requisitos se debe mostrar la sociedad FI en la pantalla de selección de la transacción OKP1 y su correspondiente funcionalidad. Muchas gracias

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s