Hemos conocido gracias a Diego Muñoz una interesante herramienta de auditoria, que viene incluida en ST-A/PI (Servicetools for SAP Basis) y que podemos lanzar desde la transacción ST13. Al parecer, es una herramienta interna de Sap, relacionada con Solution Manager.
Básicamente, la herramienta dispone de una serie de informes predefinidos que nos permiten analizar el uso de procesos de negocio en el sistema. En mi caso, estoy en plenas pruebas funcionables de una migración de sistema a Rise Cloud Private y me ha sido muy útil para validar las pruebas realizadas por los usuarios en los diferentes módulos implantados y poder verificar los documentos creados.
Otros posibles escenarios en los que nos podría venir bien la herramienta:
- Verificación tras cargas iniciales de datos en un proyecto de implantación o un rollout.
- Auditoria de procesos.
- Verificación tras sesiones de formación o validaciones de nuevas funcionalidades o cambios en el sistema.
- Tareas de mantenimiento regular (por ejemplo, control de rangos de números).
Algunas de las cosas que podemos analizar son (lo más destacado):
- Compras: documentos/lineas de documento creadas, lineas de pedido sin flag de entrega completa o factura final, cambios en cabecera o posiciones de documentos, control de entrega temprano/tardio, lineas con cantidad recibida mayor que cantidad factura, pedidos sin referencia a contrato o documentos en un workflow activo/erroneo, uso de esquema de cálculo o condiciones de precio en documentos, etc.
- Ventas: documentos/lineas de documento creadas, pedidos abiertos, porcentaje de pedidos abierto, documentos incompletos, pedidos retrasados, documentos con bloqueo de factura, documentos sin lineas, documentos modificados, uso de esquema de cálculo o condiciones de precio en documentos, etc.
- Finanzas: numero de documentos contables creados, numero de posiciones creadas, cambios en documentos, documentos anulados, documentos contables por clase de documento o sociedad, partidas abiertos por cuenta de mayor/cliente/proveedor, documentos preliminares, activos sin contabilizaciones, documentos bloqueados para el pago, documentos sin metodo de pago, etc.
- Logistic Execution: entregas entrantes/salida creadas, entregas pendientes, entregas incompletas, documentos de transporte creados o en un cierto estado, cambios en documentos, etc.
- Maestros: cambios en el maestro de clientes o proveedores, uso de materiales, clientes o proveedores en documentos, alineación de la condición de pago en el maetro respecto a los documentos, etc.
- ……
Estos son solo algunos de los report de analisis que tenemos disponibles, pero como podeís ver, tenemos para analizar casi cualquier cosa que nos soliciten relacionada con nuestros procesos de negocio. En muchos de los informes podremos realizar filtros por fechas o por caracteristicas de los procesos de negocio (unidades organizativas, clases de documento, usuario), teniendo incluso la posibilidad de navegar a los documentos individuales o datos maestros.
Para utilizar la herramienta, accederemos a la transacción ST13, seleccionando el conjunto de reports llamado TBI_REPORTS y ya estaremos en el menú donde podremos realizar la auditoria en los diferentes módulos o procesos del sistema.
Tenemos areas de aplicación disponible en el monitor para todos los módulos y ambitos funcionales de Sap. Podemos acceder a los reports seleccionando el correspondiente Objeto de Monitorización, que corresponde a cada uno de los reports individuales (tenemos disponibles casi mil).
O bien indicando el Area de Aplicación, y a continuación el correspondiente report de análisis a traves de las llamadas Keyfigure, tal y como vemos en la imagen.
Ejemplo de analisis. Posiciones de pedido de compra creados en un periodo.
Accedemos al area de aplicación Sourcing & Procurement y seleccionamos el keyfigure 01 – Purchase order items created. En mi caso, quiero obtener las lineas de pedido de compra creadas en los últimos 30 dias (también podriamos indicar fechas).
Procesamos y el sistema nos devuelve el total de posiciones creados, pudiendo navegar a continuación a los documentos creados:
Ejemplo de análisis. Rangos de números que han superado un determinado porcentaje de uso.
Para ello seleccionamos el area de aplicación Cross Application y el keyfigure 02 Max fill level for numer range interval. En mi caso, indico rangos de número que superen un determinado porcentaje.
El sistema me devuelve aquellos rangos que han superado el porcentaje indicado.
Ejemplo de análisis. Documentos de ventas con bloqueo de factura.
Seleccionamos el area funcional Sales y el keyfigure 09 – Sales documentos with billing block. En el ejemplo, indicamos documentos mas nuevos de 365 días. Y obtenemos como resultado el total de documentos bloqueados para la facturación, y en el detalle la información del documentos y sus status.
Ejemplo de análisis. Cambios en los datos de proveedores en un periodo.
En este caso, seleccionamos el area de aplicación Master Data Management y el keyfigure Changes to Vendor Master, indicando una sociedad y 365 de periodo.
El sistema nos devuelve la lista de cambios (total) y el detalle de los campos modificados (valor anterior/valor nuevo, campos modificado, fecha de la modificación, usuario, etc).
Estos son solo algunos ejemplos de las cosas que podemos auditar con la transacción ST13. Como mínimo, conocerla y tenerla en cuenta para esas comprobaciones u obtenciones de información que a veces son tan tediosas, y para las que tenemos que llegar a conocer la estructura de tablas de sap y el diccionario de campos si no tuvieramos esta herramienta disponible.
Nota: en la misma transacción hay otros monitores interesantes. Nos ha llamado la atención el llamado TABLE_ANALYSIS, que nos explica como usar Arghadip Kar en los blogs de Sap, así como otro disponible para analizar cambios en los programas Abap.
Bibliografía:
https://blogs.sap.com/2020/08/22/how-to-do-table-counts-for-multiple-tables-at-one-go/
https://blogs.sap.com/2015/12/02/backoffice-tools-change-analysis-abap-in-st13/
2971611 – ST-A/PI 01U: Customizing error in «Purchase Orders» key figures (S/4 HANA)
2197502 – BPMon/BPA: How to test & execute data collection manually in ST13: TBI_REPORTS
Notas y trucos SAP (Bitacora) 