Truco 78. Flujo de documentos en ventas.

Hoy vamos a hablar del flujo de documentos en ventas. Cuando realizamos operaciones en los documentos (por ejemplo, desde un pedido creamos una entrega, realizamos la salida de mercancía, facturamos la entrega, contabilizamos la factura, etc), se actualiza el historial de documentos que vincula cada una de las operaciones realizadas y los documentos involucrados.

La información se puede consultar en cualquiera de los documentos con el botón «Visualizar flujo de documento», variando la información que se muestra según el lugar donde se posicione el cursor (por ejemplo, el numero de pedido o entrega o en una de las posiciones).

El flujo de documento muestra un árbol con la estructura de documentos, incluyendo información de cantidades e importes, así como el status de cada documento individual. Desde el flujo se puede acceder a consultar los documentos, con lo que tenemos disponible la correspondiente navegación.

A nivel interno, toda la información queda almacenada en la tabla de base de datos VBFA.

En la tabla se registra el documento origen (y posición en los casos que corresponda) y el documento destino (y posición). Si necesitamos hacer algún desarrollo que extraiga esta información, la tenemos toda disponible en esta tabla.

En principio, el flujo de documento se actualiza siempre cuando realizamos procesos de facturación, creación de entregas, operaciones en WM, salida de mercancia, contabilización del asiento contable de las facturas, etc. En algunos casos, la actualización del flujo de documento se indica en la parametrización en el control de copia de documentos (de documentos de venta a documentos de venta (transacción VTAA), de factura a documentos de venta (transacción VTAF), de entregas a entregas (transacción VTLA)), pudiendo evitar que se produzca la actualización del flujo si se desea.

Cuando queremos consultar el flujo de documento, tenemos que entrar en los diferentes documentos de ventas (pedido, entrega, factura, etc) y consultar de forma individual los historiales del documento.

Que ocurre si necesitamos navegar por el flujo de documentos de varios de ellos u obtener información de forma masiva. Podemos preparar nuestro propio report Z de visualizacion de los datos con el formato deseado (leyendo de la tabla VBFA) o bien utilizar la transacción IW12.

Aunque la transacción esta relacionada con el modulo PM (Mantenimiento), nos permite listar de forma masiva el flujo de documentos a nivel de SD de varios de ellos, pudiendo seleccionar por números de documento, cliente, fecha o usuario de creación, etc. Por ejemplo, en la imagen he solicitado todos los pedidos de venta creados para el cliente X durante un periodo de tiempo.

La transacción me ha mostrado todos los pedidos que cumplen las condiciones, incluyendo su flujo de documentos completo. Todo un descubrimiento esta herramienta. Ademas, nos permite restringir la selección de los documentos de venta por su tipología.

Por ejemplo, podríamos seleccionar solo documentos de venta, obviando la visualización de los flujos que incluyeran entregas o facturas.

Espero que os sea de utilidad.

Actualizacion Diciembre 2022.

Transaccion ALO1.

Como una herramienta adicional para visualizar el flujo de documentos, podeis utilizar la transacción ALO1, que nos permite buscar los enlaces de los documentos, tanto en el módulo de SD (Ventas), como en MM o Finanzas.

Esta búsqueda no se limita a la búsqueda de documentos relacionados (por ejemplo, la clásica Pedido –> Entrega –> Factura), sino que también nos muestra los Idocs que sean el origen de la creación de un documento o que se hayan generado a partir del documento. También nos permite buscar en los indices de documentos archivados.

En esta transacción disponemos de un menú inicial, donde seleccionar el area donde vamos a realizar la consulta.

Por ejemplo, vamos a buscar en el ambito de Documentos de Ventas.

Una vez en la lista de resultados, podremos visualizar toda la información necesaria de los documentos, incluyendo estados de los documentos.

Finalmente, haciendo un doble click podremos acceder al detalle del flujo de documentos, donde podremos ver todos los documentos relacionados o idocs vinculados al documento comercial (incluyendo navegación a cada uno de ellos).

Si estuvieramos analizando el flujo de documentos en el módulo de MM (Gestión de Materiales), para los pedidos, en el historial de documentos veriamos algo así.

Sin duda mucho más útil que visualizar el historial de pedido a nivel de posición (en la ME23N). Recordad que en la transacción ME80FN tenemos la posibilidad de ver el historial de documento de un pedido de forma conjunta (para todas las posiciones), seleccionando la vista Historial de pedido (aunque no es ni mucho menos tan visual como la ALO1, pero si nos permite sacar en formato ALV toda la información de operaciones realizadas contra el documento, como entradas de mercancia, registro de factura, costes indirectos, cancelación de saldos con la MR11 o registro de anticipos).

En el caso de documentos contables, el uso de esta transacción es muy interesante, pues nos muestra información completa hacia atras de todos los documentos previos al asiento contable. Por ejemplo, para un documento de FI relacionado con una factura registrada a traves de la MIRO, podemos ver hacia atras todos sus documentos relacionados (IDOC, entregas, documentos de material, pedidos, etc).

Una transacción muy útil desde mi punto de vista.

Flujo de Documentos en Fiori.

Y si ya estaís en S4 o vais a migrar pronto a el, hay una interesante App Fiori para consultar el flujo de documentos. Esta disponible desde la versión S/4HANA 1909.

Sap va poco a poco mejorando esas carencias que tenía y dandonos la información de una forma mucho más amigable al usuario. Se nota que estan invirtiendo mucho en el desarrollo de nuevas Apps, veremos algunos ejemplos próximamente en el blog.

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