Truco 78. Flujo de documentos en ventas.


Hoy vamos a hablar del flujo de documentos en ventas. Cuando realizamos operaciones en los documentos (por ejemplo, desde un pedido creamos una entrega, realizamos la salida de mercancía, facturamos la entrega, contabilizamos la factura, etc), se actualiza el historial de documentos que vincula cada una de las operaciones realizadas y los documentos involucrados.

La información se puede consultar en cualquiera de los documentos con el botón “Visualizar flujo de documento”, variando la información que se muestra según el lugar donde se posicione el cursor (por ejemplo, el numero de pedido o entrega o en una de las posiciones).

FLujodoc_ventas1

El flujo de documento muestra un árbol con la estructura de documentos, incluyendo información de cantidades e importes, así como el status de cada documento individual. Desde el flujo se puede acceder a consultar los documentos, con lo que tenemos disponible la correspondiente navegación.

A nivel interno, toda la información queda almacenada en la tabla de base de datos VBFA.

FLujodoc_ventas2

En la tabla se registra el documento origen (y posición en los casos que corresponda) y el documento destino (y posición). Si necesitamos hacer algún desarrollo que extraiga esta información, la tenemos toda disponible en esta tabla.

En principio, el flujo de documento se actualiza siempre cuando realizamos procesos de facturación, creación de entregas, operaciones en WM, salida de mercancia, contabilización del asiento contable de las facturas, etc. En algunos casos, la actualización del flujo de documento se indica en la parametrización en el control de copia de documentos (de documentos de venta a documentos de venta (transacción VTAA), de factura a documentos de venta (transacción VTAF), de entregas a entregas (transacción VTLA)), pudiendo evitar que se produzca la actualización del flujo si se desea.

FLujodoc_ventas3

Cuando queremos consultar el flujo de documento, tenemos que entrar en los diferentes documentos de ventas (pedido, entrega, factura, etc) y consultar de forma individual los historiales del documento.

Que ocurre si necesitamos navegar por el flujo de documentos de varios de ellos u obtener información de forma masiva. Podemos preparar nuestro propio report Z de visualizacion de los datos con el formato deseado (leyendo de la tabla VBFA) o bien utilizar la transacción IW12.

FLujodoc_ventas4

Aunque la transacción esta relacionada con el modulo PM (Mantenimiento), nos permite listar de forma masiva el flujo de documentos a nivel de SD de varios de ellos, pudiendo seleccionar por números de documento, cliente, fecha o usuario de creación, etc. Por ejemplo, en la imagen he solicitado todos los pedidos de venta creados para el cliente X durante un periodo de tiempo.

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La transacción me ha mostrado todos los pedidos que cumplen las condiciones, incluyendo su flujo de documentos completo. Todo un descubrimiento esta herramienta. Ademas, nos permite restringir la selección de los documentos de venta por su tipología.

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Por ejemplo, podríamos seleccionar solo documentos de venta, obviando la visualización de los flujos que incluyeran entregas o facturas.

FLujodoc_ventas7

Espero que os sea de utilidad.

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8 respuestas a Truco 78. Flujo de documentos en ventas.

  1. MT dijo:

    Hola Roberto

    Lo primero de todo agradecerte la labor de divulgación que estás realizado.
    Respecto a la transacción IW12 tengo una duda ¿sirve también para planes de entregas de SD? He intentando utilizarla, pero no veo ningún resultado pese a que si se va plan a plan se puede visualizar el historial.

    Muchas gracias.

  2. Pepe Sánchez dijo:

    Hola Buenas tardes:

    ¿Cómo sería posible añadir los botones Posiciones Todas y Posiciones Principales en la transacción VA01, VA02?
    Es para no tener que ir al menú.

    Gracias.

  3. jose dijo:

    buenas tardes. Roberto existe alguna en el reporte de ventas donde se puede visualizar el solicitante y destino de mercancia de un pedido de venta.

    Saludos

  4. Veronica dijo:

    Existe alguna transaccion en SAP que entregue a modo de informe el billing document, delivery y pedido como un solo listado y no como arbol de flujo?

    • Hola Veronica:

      No, como tal no hay un listado que salga como tu quieres. Pero si podrias montar un informe Z a partir de la tabla VBFA, que es donde se almacena todo el flujo de documentos comerciales. En esa tabla esta el flujo de pedidos, entregas o facturas, y es sencillo montar algo.

      Saludos.

  5. psilva dijo:

    genial! Justo lo que buscaba. Muchas gracias por el dato.

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