Truco 111. Bloqueo de entrega / factura en pedidos. Desactivar la modificación del bloqueo mediante autorizaciones.


En una entrada anterior del blog hablamos del motivo de rechazo en los pedidos de venta y como gestionar las posiciones que no iban a ser servidas a nuestro clientes y sus implicaciones.

En nuestro truco de hoy vamos a hablar de otro tema relacionado con los pedidos de venta, en concreto sobre los bloqueos de Entrega y Facturación.

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¿Para que valen los bloqueos?.

En los pedidos de venta disponemos de dos tipos de bloqueo de forma estándar (aparte del bloqueo de crédito, del cual hablaremos próximamente en nuestro blog): bloqueo de entrega y bloqueo de factura.

Bloqueo de entrega.

Se puede indicar tanto a nivel de cabecera como a nivel de reparto en las posiciones en el pedido de ventas. También en las entregas se puede indicar a nivel de cabecera. El bloqueo de entrega, dependiendo de su parametrización, nos puede impedir las siguientes cosas:

  • Transferencia de necesidades: impide que se transfiera la necesidad de stock del pedido a la planificación para el documento o posiciones bloqueadas. Es muy útil para restringir que determinados documentos tenga impacto en la planificación y el aprovisionamiento (producción o compras).
  • Creación de las entregas: si se asocia el motivo de bloqueo de entrega a la clase de entrega, el sistema dará un mensaje de error cuando intentemos crear una entrega a partir de un pedido que tenga asignado ese bloqueo.
  • Aparición del documento en los pools de trabajo de las entregas (VL10X). Con esto evitamos que los operarios de almacén tengan estos documentos en sus pools de trabajo.
  • Procesos de picking o de contabilización de mercancía: si el bloqueo está en la entrega, se impedirá realizar estas actividades.

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  • Generación de mensajes en la entrega: para evitar que se impriman formularios o se generen mensajes automáticos (tipo EDI o integraciones con otros sistemas, por ejemplo) (si el bloqueo esta en la entrega).

El bloqueo se pueden predeterminar a nivel de cliente, de forma que cualquier documento que creemos para un solicitante heredará el bloqueo de entrega indicado a nivel general o a nivel de área de ventas (transacciones XD01/XD02 o VD01/VD02).

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Esto es útil para determinados clientes problemáticos para los que queremos evitar operaciones (problemas de pagos, verificación de documentación, aspectos legales). Ojo, la transferencia del bloqueo del cliente al pedido solo se realizará si se configura adecuadamente el motivo de bloqueo.

También podremos configurar los documentos de venta (transacción VOV8) para que se inicialicen por defecto con un motivo de bloqueo de entrega o de factura al crear un nuevo documento.

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De esta forma, nos aseguramos que determinadas clases de documento ya nazcan por defecto bloqueados (por ejemplo, las solicitudes de cargo o abono, las devoluciones, que suelen ser documentos que han de ser autorizados por un responsable).

Bloqueo de factura.

Se puede indicar a nivel de cabecera y a nivel de posición en el pedido (también a nivel de cabecera y posición en la entrega). Este bloqueo impide realizar los procesos de facturación. Cuando intentemos realizar la factura de un pedido con bloqueo de factura, la creación de la factura no será posible y se mostrará un mensaje similar a este:

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Como hemos indicado antes, se puede predefinir en el customizing que un pedido ya nazca con el bloqueo de factura por defecto. Resulta una forma muy sencilla de evitar que se facturen documentos por error que requieren una verificación adicional. También se puede indicar un bloqueo automático de factura por tipo de posición en la parametrización.

Indicando un bloqueo de factura en el cliente (datos de bloqueo), también podremos impedir que se creen las facturas de determinadas clases (ver sección de parametrización más abajo), si al cliente se le ha asignado uno en sus datos maestros.

Listado de documentos bloqueados.

Existen varios transacciones para consultar los documentos bloqueados. 

  • VA14L: listado de documentos bloqueados para entrega. Nos permite visualizar el origen del bloqueo (cabecera, reparto de una posición, status de usuario o control de crédito).

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  • V23: documentos bloqueados para la facturación. Con un formato similar al informe anterior, podremos ver si el bloqueo esta a nivel de cabecera o posición, o viene determinado por el control de crédito o los status de usuario en el documento.

Parametrización de los bloqueos.

La parametrización de los bloqueos de entrega se realiza en la ruta de parametrización Logistic Execution –> Expedición –> Entregas –> Definir motivos de bloqueo en la expedición. La parametrización consta de dos partes:

  • Definición de los motivos de bloqueo: en la opción “Entregas: Motivos/Alcance de bloqueo” creamos los motivos y como es la repercusión en un documento que tenga este bloqueo.

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El significado de cada uno de los flags es el siguiente:

    • Bloqueo Pedido: si se marca, y un cliente tiene este motivo, será transferido automáticamente al pedido y se emitirá un aviso al crear o modificar el pedido.
    • Bloqueo necesidades: impide que se transfieran necesidades a la planificación para el pedido con este bloqueo.
    • Bloqueo Pool entregas: impide que un pedido con este bloqueo aparezca en el pool de entregas (se filtran de forma automática los motivos de bloqueo que tenga marcado este flag).

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    • Boqueo impresión: impide que se generen los mensajes para entregas con este bloqueo.
    • Bloqueo Picking: si una entrega tiene este motivo asignado (recordemos que el motivo de bloqueo de entrega se transfiere desde el pedido al crear la entrega), no se permitirá realizar el picking.
    • Bloqueo Salida mercancías: ídem que en el punto 5, pero para contabilizar la salida de mercancía de la entrega.
  • Repercusión del bloqueo según clase de entrega: en la opción ” Entregas: Bloquear” realizamos una asociación clase de entrega y motivo de bloqueo de entrega. Esto determinará que será imposible crear una entrega de la clase XX a partir de un documento de venta que tenga asignado los motivos de bloqueo indicados.

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Para los bloqueos de factura, utilizaremos la ruta Comercial –> Facturación –> Documentos de facturación –> Definir motivos de bloqueo para la facturación. La parametrización consta igualmente de dos partes.

  • Definición de los códigos de bloqueo: en la opción “Factura: Motivos de bloqueo” tenemos una parametrización sencilla donde solamente se definen los códigos de bloqueo y su descripción. Los bloqueos asignados a los documentos (tanto pedidos como entregas), serán automáticamente efectivos de cara a impedir la creación de la factura.

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  • Bloqueos por clase de factura: en la opción “Asignar clases de factura a motivos de bloqueo”. Con esta parametrización conseguimos que si el cliente tiene asignado el motivo de bloqueo para factura XX y va a crear una factura del YYYY, y este factura del tipo YYYY esta asignado en el custo al motivo de bloqueo, el sistema impedirá la creación de la factura. Con esta parametrización conseguimos que se impida facturar determinadas clases de facturas a un cliente que este bloqueado (aunque los documentos no estén bloqueados).

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Control de modificaciones de los bloqueos por autorizaciones.

Hemos visto como funcionan los bloqueos, pero ¿que ocurre si cualquier usuario que tiene acceso a la transacción VA02 puede realizar la modificación del pedido y quitar o poner estos bloqueos?. En ese caso perdemos toda la justificación de utilizar los bloqueos y pierde sentido el control que queremos realizar.

La respuesta es que podemos evitar que cualquier usuario realice la modificación de los bloqueos (tanto establecerlos como eliminarlos), utilizando los objetos de autorización

Con el objeto de autorización V_VBAK_AAT (lo podéis consultar utilizando la transacción SU21, en la sección SD), podemos restringir, por clase de documento, si un usuario puede bloquear un pedido (tanto bloqueo de entrega como de factura) o si tiene autorización para eliminar el bloqueo.

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Para mi ejemplo, he preparado un rol especifico para un usuario al cual le dejo crear pedidos, pero no le permito ni bloquear ni liberar documentos. He utilizado la transacción PFCG para crear el rol, dándole acceso a las transacciones de creación de pedidos (VA01/VA02/VA03) e indicando para el objeto V_VBAK_AAT los siguientes valores:

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Vemos que la autorización se define por clase de documento, por lo que podremos realizar distintas estrategias según la clase de documento concreta (por ejemplo, los documentos de venta normal por un lado (TA), solicitudes de cargo a abono por otro (G2,L2), las devoluciones, etc).

Al asignar el rol al usuario, este intenta modificar un pedido existente y quitar el motivo de bloqueo de entrega, el sistema le mostrará el mensaje “Ud. NO está autorizado para desbloquear!”.

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Lo mismo, en este caso, si el usuario intenta bloquear un pedido ya liberado, el campo de  Bloqueo esta cerrado y el usuario no podrá indicar un motivo de bloqueo.

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Podemos consultar con la transacción SU53 los objetos de autorización verificados que han impedido al usuario realizar la acción (en este caso, para liberar necesitaba autorización a la actividad 43 para la clase de documento G2, pero carecía de ellos en los roles de autorización que tenía asignados).

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Jugando con las actividades ’05 – Bloquear’ y ’43 – Liberar’ podremos montar los roles de autorizaciones con las acciones concretas que podrá realizar cada usuario. Por ejemplo, un backoffice que crea los pedidos tendrá seguramente autorización para crear documento y bloquearlos, pero nunca para quitar un bloqueo.

Un superusuario o responsable tendrá acceso a todas las actividades. Un responsable comercial quizás tendrá acceso a liberar determinadas clases de pedido, según su área de responsabilidad.

Otras maneras de gestionar bloqueos en los documentos de venta.

Si lo que necesitamos es establecer en un documento de venta bloqueos que sean supervisados o liberados por varios usuarios, la funcionalidad de bloqueo no será suficiente y tendremos que utilizar los “Esquemas de Status” asociados al documento.

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Con esta funcionalidad podemos asociar al documento (a nivel de cabecera o para cada posición), una secuencia de estados. Resumiendo, los que nos permite SAP en este caso:

  • Definir una secuencia de estados asociados al documento a posición.
  • Definir la forma de hacer la transición de los estados hacia adelante o hacia atrás (anulación de la liberación).
  • Controlar las acciones que se pueden hacer con los documentos en cada estado: facturar, entregar, crear un documento posterior.

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  • Delimitar que usuario puede asignar cada status: de esta forma solo el liberador podrá mover el documento a un estado determinado.

En una entrada anterior del blog explicamos en profundidad como configurar esta funcionalidad estándar y todos los detalles a tener en cuenta.

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Al final quedo una entrada un poco larga, pero había muchos puntos que aclarar sobre el tema de hoy. Espero que os sea de utilidad.

Bibliografía:

Gracias como siempre a Anupa Wijesinghe por la información que comparte en su blog learnsaptips.com:

http://www.learnsaptips.com/2019/11/deactivate-sales-order-block-removal.html

https://saptricks.wordpress.com/2013/03/09/truco-48-liberacion-en-pedidos-de-ventas/

Si queréis saber más sobre autorizaciones os recomiendo la lectura de estos dos posts anteriores del blog:

https://saptricks.wordpress.com/2013/03/22/truco-49-autorizaciones-desde-el-modulo-de-organizacion-roles-de-usuario-con-pfcgi/

https://saptricks.wordpress.com/2013/03/24/truco-50-autorizaciones-desde-el-modulo-de-organizacion-ppocw-y-ppomw-y-ii/

https://saptricks.wordpress.com/2011/06/26/truco-14-analisis-de-autorizaciones-traza/

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Una respuesta a Truco 111. Bloqueo de entrega / factura en pedidos. Desactivar la modificación del bloqueo mediante autorizaciones.

  1. Jose dijo:

    Hola Roberto,

    Espero que se encuentren estupendamente.

    Como siempre, muy bien bien explicado e ilustrado. Muchas gracias.

    Saludos cordiales.

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