Truco 79. Aprobación de modificaciones en campos sensibles del maestro de proveedores/clientes.


Hace ya algún tiempo hablamos de la posibilidad de proteger determinados campos en el maestro de proveedores o clientes, de forma que solo los usuarios con las autorizaciones oportunas (objeto de autorización F_KNA1_AEN  para clientes o F_LFA1_AEN para proveedores) podrían modificar una lista de campos que nosotros previamente habríamos definido en el customizing como campos sensibles.

Tenéis todos los detalles en este entrada del blog:

https://saptricks.wordpress.com/2013/03/06/truco-47-proteccion-de-modificaciones-de-campos-en-maestro-de-clientes-y-proveedores/

Puede ocurrir un caso parecido, en el que nosotros queramos permitir modificaciones en el maestro (tanto de clientes o proveedores) en campos sensibles, pero que sea requerido que las modificaciones de dichos campos sean validadas por un segundo usuario. Existe una parametrización en el estándar que nos permite indicar que campos, cuando sean modificados, serán sensibles para aprobación. En ese caso, la emisión de pagos se bloqueará en el sistema para el interlocutor, hasta que se realice la validación de los cambios por parte del responsable.

A continuación vamos a ver la configuración de esta funcionalidad y como afecta a la forma de trabajar en el sistema.

Por un lado, realizaremos la parametrización de los campos sensibles a las modificaciones:

  • Clientes: ruta de customizing Gestión financiera –> Contabilidad de deudores y acreedores –> Cuentas de deudor –> Datos maestros –> Preparar creación de datos maestros de deudores –> Def. campos sensibles p.ppiio.verif.p/2 o mas pers.   o transacción S_ALR_87003378.
  • Proveedores: ruta de customizing  Gestión financiera –> Contabilidad de deudores y acreedores –> Cuentas de acreedor –> Datos maestros –> Preparar creación de datos maestros de acreedores –> Def. campos sensibles p.ppiio.verif.p/2 o mas pers.  o transacción S_ALR_87003179

En nuestro ejemplo, hemos configurado tres campos sensibles para el maestro de proveedores.

FK08_1

En principio, a nivel de parametrización ya no habría que configurar nada más.

Cuando entremos a modificar el maestro de proveedores (o clientes), con cualquiera de las transacciones disponibles, como son la MK02, FK02 o XK02  (VD02, FD02 o XD02 para clientes), el sistema nos permite realizar la modificación de los campos. Pero al grabar, aparece el siguiente mensaje:

FK08_2

El mensaje nos indica que se han modificado datos sensibles y que otro usuario autorizado tendrá que confirmar los cambios con la transacción FK08 (FD08 para clientes). Si miramos en las tablas del maestro de proveedores, podemos ver que se guarda la información del status de confirmación.

FK08_3

El bloqueo determina que no se puedan realizar propuesta de pagos al proveedor utilizando la transacción F110 hasta que no se realice la confirmación. La operativa terminará cuando otro usuario diferente (el mismo usuario no podrá nunca realizar la confirmación), entre a la transacción FK08 y verifique que los cambios son correctos.

FK08_4

Al realizar la confirmación se podrán consultar cuales fueron los cambios en los campos sensibles antes de proceder a la confirmación o al rechazo de los cambios. Si el usuario Confirma los cambios, se eliminará el bloqueo de pago. Si el usuario rechaza los cambios, el interlocutor continuará bloqueado y, lo que es importante, no se echarán para atrás las modificaciones de forma automática.

FK08_5

En ese caso, cuando volvamos a entrar a modificar o a consultar el proveedor, nos aparecerá el mensaje de que los cambios siguen sin confirmar. En esta situación, alguien tendría que verificar las modificaciones y echarlas para atras en el caso de que fuera necesario, volviendo a confirmar que todo queda correctamente en la FK08.

FK08_6

Es una forma estándar y sencilla de controlar que las modificaciones en campos sensibles de los maestros de clientes o proveedores son visados por un responsable que verificará la corrección de datos maestros importantes (Datos de impuestos, cuentas, condiciones de pago, información para tesorería, direcciones, etc).

También existe la posibilidad de realizar confirmaciones (o rechazo) de los cambios de forma masiva, utilizando la transacción FK09 (FD09 para clientes).

FK08_7

De esta forma, el usuario responsable puede analizar todos los cambios realizados en el sistema y proceder a su tratamiento.

Autorizaciones necesarias:

Para que el usuario puede ejecutar las transacciones:

  • Objeto S_TCODE: con las transacciones FK08 y FK09 (el resto de usuarios no tendría que tener acceso a estas transacciones.
  • Autorizaciones propias del maestro de proveedores (idem para clientes con el objeto KNA1).

F_LFA1_AEN Acreedor: Autorización modificación p.campos determinados
F_LFA1_APP Acreedor: Autorización para aplicación
F_LFA1_BEK Acreedor: Autorización de cuentas
F_LFA1_BUK Acreedor: Autorización para sociedades
F_LFA1_GEN Acreedor: Datos centrales
F_LFA1_GRP Acreedor: Autorización de grupos de cuentas

Referencias:

Gracias a Anupa Wijesinghe y a sus colaboradores por el gran trabajo de divulgación que hacen en su blog learnsaptips.comhttp://www.learnsaptips.com/2016/02/dual-control-in-vendor-master.html

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9 respuestas a Truco 79. Aprobación de modificaciones en campos sensibles del maestro de proveedores/clientes.

  1. rgzzm dijo:

    Gracias nuevamente por tus excelentes aportaciones, por favor continua compartiendo tus talentos, Dios te bendiga, saludos

  2. Excelente aporte y divulgación del conocimiento de dicha área.
    Gracias y saludos.-

  3. María López dijo:

    Buenas tardes Roberto,
    Tengo un tema que nos está dando quebraderos de cabeza a ver si tú supieses por dónde pueden ir los tiros…
    El usuario realiza una entrada de pagos por un importe de 282€ sobre una factura que en su día se hizo por 280’33€. El asiento inicial era
    01 – Cliente 280’33
    50- 756* Cuenta Ingresos 221’46-
    50- 477* HP IVA Repercutido 58’87-

    Luego por la F-28 hace la entrada de pagos por 282 y en Partidas Restantes marca la opción 1 de Diferencias por redondeo, el programa le detecta la diferencia de los 1’67€ de más y le realiza un asiento que es el siguiente:
    IMPORTE IMPORTE IVA
    40- 572* Cuenta Bancaria elegida 282
    50- 756* Cuenta de Ingresos 1’38 – 0,29-
    15- Cliente 280’33-
    50- 477* HP IVA Repercutido 0’29-

    El problema está en el IVA que le está calculando, dado que no debería estar haciéndolo.
    Pero lo curioso del caso es que en una sociedad se lo calcula mal y en otra bien, para el mismo usuario, así como en el entorno de Calidad se lo calcula correctamente y en Producción de forma errónea.

    Muchas gracias de antemano

    Un saludo

  4. Daniela dijo:

    Hola,
    Alguien sabe cómo funciona el flujo de Solicitud de Anticipo a Proveedor?
    Hice una solicitud con F-47, la cual contabilicé manualmente con f-48.
    No sé cómo hacer seguimiento de las solicitudes que se han realizado.

  5. Buenos dias, me podras ayudar con este mensaje (Proveedor no autorizado para liquidación automática).

    saludos

  6. jose dijo:

    buenas tardes.

    Roberto hay manera de vincular sap a excel para que el reporte de la ckm3 se baje en automatico un una macro¿?

  7. pi dijo:

    Hola, ¿sabes si se puede hacer lo mismo con campos sensibles en el maestro de materiales?

  8. Alexander Rojas dijo:

    Buenas tardes. Al hacer la configuración del campo sensible, funciona tanto para creación como para modificación de un proveedor. Es posible limitar la configuración para solamente modificaciones? Gracias.

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