Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS.


Para terminar nuestro monografico sobre las funciones básicas de gestión documental que proporciona SAP, vamos a hablar de los registros info de documento (DMS) y de las funcionalidades y herramientas que nos proporciona Sap. Algunas de las características son:

  • Gestión de aprobación de documentos con diferentes status (incluyendo posibilidad de Workflow).
  • Gestión de versiones.
  • Utilización del sistema de clases para clasificar los documentos con criterios propios.
  • Busqueda de documentos por criterios multiples: clase de documento, descripción, texto, valores de características de clasificación, por enlaces a objetos de negocio, etc.
  • Si tenemos montada la indexacion de documentos (servidor Trex), podriamos buscar dentro del contenido de los documentos anexados.
  • Gestion de documentos via Web (utilizando BSP).
  • Sap Easy DMS: herramienta windows tipo explorador que nos permite crear, modificar y visualizar los documentos, clasificarlos, anexar a objetos Sap. Incluye funciones drag and drop, busqueda de documentos y la posibilidad de ordenar los documentos en carpetas (cada carpeta tambien se crea en Sap como un registro info de documento sin anexos).
  • Los documentos se pueden almacenar en un repositorio tipo DMS (que puede ubicarse en la base de datos de Sap o en un Content Server  externo (el de Sap u otro fabricante)) o bien en carpetas a nivel de sistema de ficheros u otros sistemas de almacenamiento externo.
  • Los documentos pueden estar almacenados de forma independiente en el sistema o vinculados a objetos de negocio (la cantidad de objetos disponible es mucho menor que para el ArchiveLink).
  • En los objetos de negocio previstos tenemos dentro de las aplicaciones la funcionalidad para ver los registros info de documento asociados. Por ejemplo, para el maestro de materiales tenemos en Datos adicionales la pestaña Datos de documento dondre podriamos ver todos los documentos relacionados.
  • Otras funcionalidades: jerarquía de documentos para relacionar varios registros de forma jerarquica, distribución, etc.

Como podeis ver, una funcionalidad mas completa y versatil que la que nos ofrecian los anexos del GOS o el Archivelink.

Utilización de DMS. Creación de documentos.

Los Registros Info de Documento (DIR) se pueden crear directamente con una transacción especifica, la CV01N (CV02N para modificar y CV03N para visualizar).dms_uso1

Trabajamos con clases de documento (que previamente habremos parametrizado). Al crear un registro info de documento, le indicamos una descripción, información de status, responsable, etc (hay diferentes campos disponibles, para los cuales se puede configurar su disponibilidad, obligatoriedad o no, etc)  así como los anexos a los documentos originales asociados. Ademas, si para la clase de documento hemos indicado una clase asociada, podremos indicar los valores de característica que clasifican al documento así como el enlace a objetos de negocio Sap (también se parametriza por clase de documento a que objetos podemos vincular). En nuestro ejemplo, al maestro de materiales.dms_uso2

Con el status del documento podemos gestionar un sistema de aprobación de los documentos (incluyendo un Workflow), impidiendo igualmente si es necesario la modificación de los documentos una vez aprobados.

Si se ha parametrizado a nivel de clase de documento, también se pueden crear los registros info de documento desde las transacciones asociadas a los objetos de negocio. Por ejemplo, para el maestro de materiales, lo podremos hacer desde la sección Datos Adicionales, pestaña Datos de Documento en la transacción MM01/MM02. dms_uso3

Además, en este lugar podremos ver todos los documentos que se han creado en el sistema (desde cualquier fuente) asociados al objeto de negocio material. Desde este lugar se puede acceder a la modificación/consulta de los documentos ya creados o a crear nuevos registros.

La tercera alternativa para crear o modificar documentos sería la utilización de las herramientas externas: la via Web (que no vamos a ver) y el Easy DMS. Como indicamos antes, el Easy DMS es una herramienta que proporciona Sap y que nos permite, en un entorno Windows, similar al Explorer, realizar la gestión de los documentos.

En nuestro ejemplo, hemos creado una estructura de carpetas (es una de las ventajas de la herramienta) para diferencias los diferentes documentos que vamos a anexar. Al crear las carpetas también se crea un registro info de documento para cada una de ellas (sin anexos).dms_uso4

Desde el Easy DMS podemos crear o modificar los documentos, en un entorno visual totalmente conectado con Sap, donde se nos pedirá toda la información relevante según la parametrización de la clase de documento que estemos utilizando. Igualmente, para datos que requieran una lista de valores o para el enlace con los objetos de negocio de Sap, tenemos disponibles las ayudas de búsqueda que leen en la base de datos de Sap.dms_uso5

Esta herramienta es mucho más versatil que la transacción CV01N/CV02N y permite realizar la gestión documental de una forma mucho más intuitiva.

Utilización de DMS. Búsqueda de documentos.

Para buscar en los documentos desde Sap podemos utilizar la transaccion CV04N, la cual nos permite restringir la selección por todos los criterios asociados al documento: número, descripcion, status, características de clasificación, enlace de objets. etc.dms_uso6

Los resultados se visualizan en forma de lista (tambien se pueden ver en forma de mosaico), pudiendo acceder desde aquí a visualizar tanto el contenido de los registros info de documento como los documentos anexados propiamente dichos.dms_uso7

Si hubiesemos tenido instalado un servidor Trex con indexación de documentos tendriamos activa en esta transacción la búsqueda por texto completo dentro de los documentos.

También podriamos realizar la búsqueda de documentos via Web o desde la herramienta Easy DMS, que también tiene habilitadas las funciones de búsqueda.dms_uso10

Una vez ejecutada la búsqueda, el sistema nos devuelve la lista de documentos que cumplen las condiciones (no necesariamente creados con el Easy DMS), sino que también nos aparecen los documentos creados directamente desde Sap.dms_uso11

Desde los resultados de búsqueda podemos acceder a las propiedades del registro info de documento y también a visualizar los anexos (si el estado del documento lo permite también podriamos editar su contenido y generar una nueva versión del documento).

Parametrización del DMS.

Los aspectos más relevantes de la parametrización de las funcionalidades vistas son:

  • Creación del repositorio de contenido (transacción OAC0), que siempre tendrá que ser del tipo DMS. Para el caso de que vayamos a realizar archivado a nivel de sistema de ficheros, no será necesario disponer de un repositorio. Este repositorio podrá estar en la base de datos de Sap o en un Content Server externo.dms_custo1
  • Creación de categoria de archivo (transacción OACT): para poder utilizar el repositorio creado en el punto anterior, es necesario vincularlo a una categoria de archivo, que crearemos en este punto de parametrización. Siempre del ámbito de documento DMS.dms_custo2
  • Configuración de las clases de documento: es la parte más importante de la parametrización en el sistema documental. Se accede desde la ruta de customizing Componentes multiaplicaciones –> Gestion de documentos –> Datos de control –> Definir clases de documento.  dms_custo3

Aquí definiremos los diferentes status que tenemos disponibles según la clase de documento (y como la secuencia entre cada uno de elos y atributos que personalizan el comportamiento de los documentos).dms_custo4

Igualmente definiremos el enlace de objetos permitidos a la clase de documento y si permitimos crear documentos solo desde la CV01N o también desde las transacciones asociados al objeto de negocio (como vemos en la imagen, el valor 1 en crear documento nos lo permite, el valor 2 solo desde la CV01N).dms_custo5

En la configuración de la clase de documento le indicaremos el rango de números a utilizar (también habrá que parametrizarlo), si el archivo es Kpro o no. Igualmente, definiremos si utilizamos una clase para la clasificación de los documentos, campos disponibles en la información del documento (con opciones de ocultarlos, hacerlos obligatorios u opcionales, etc), etc.dms_custo8

  • Definir aplicación para la estación de trabajo: en la ruta de customizing Componentes multiaplicaciones –> Gestion de documentos –> Datos generales –>Definir aplicacion para la estacion de trabajo. Aquí definimos las extensiones para los documentos que vamos a poder utilizar y las aplicaciones relacionadas para su visualización/modificación.dms_custo7

En el caso de no archivar los documentos anexados en el Content Server y realizarlo a nivel de sistema de ficheros, tendremos que configurar los soportes de datos en la ruta de parametrización Componentes multiaplicaciones –> Datos generales –> Definir soporte de datos.

Nota importante: en el archive link habia una vinculación directa con el lugar donde se almacenaban fisicamente los documentos a traves de la asociación Objeto de negocio, clase de documento y repositorio de contenido.

En el DMS esta vinculación no existe de forma directa y se indica al anexar los documentos con la categoria de archivo (si estamos en el Easy DMS, si la clase de documento es KP nos mostrara las categorias de archivo del ambito de documento DMS; si no es KP, nos mostrara los soportes de datos definidos; si estamos en la CV01N, nosotros seleccionaremos la categoria de archivado o el soporte de datos). Es importante tener esto en cuenta. Si se pueden configurar valores propuestos en los Perfiles de gestión de docuentos (Datos generales –> Definir perfil) o en valores predeterminados en el Easy DMS. Esto es uno de los temas más confusos de la parametrización del DMS, y hay que revisarlo con detenimiento y entender bien para su correcta utilización.dms_custo6

La parametrización mostrada en esta entrada esta descrita de forma general y no detallada, teniendo disponibles otras configuraciones adicionales que tendremos que tener en cuenta según el tipo de archivado documental que vamos a realizar.

Para concluir, podemos indicar que la funcionalidad esta disponible para enlazar los objetos de negocio más habituales como por ejemplo:

  • Activos fijos: inmovilizado (objeto ANLA).
  • Posicion de solicitud de pedido de compras (objeto EBAN).
  • Posicion de pedido de compras (objeto EKPO).
  • Maestro de equipos (objeto EQUI).
  • Ubicaciones técnicas de mantenimiento (objeto IFLOT).
  • Puntos de medida de mantenimiento (objeto IMPTT).
  • Cliente (objeto KNA1).
  • Proveedor (objeto LFA1).
  • Maestro de materiales (objeto MARA).
  • Unidad organizativa (objeto NORG).
  • Aviso mantenimiento (objeto PMQMEL).
  • Listas de materiales (cabecera: objeto STKO_DOC, posiciones: STPO_DOC).
  • Elementos Pep (objeto PRPS).
  • Etc, etc.

En mi experiencia en proyectos lo he visto utilizar sobre todo en la gestión del módulo de mantenimiento, para añadir documentación de ubicaciones, equipos, avisos, etc o en el módulo de gestión de calidad (QM). Igualmente, en los documentos de compras para anexar especificaciones de la compras de determinados materiales, equipos o servicios.

Documentación adicional: Manual de Instalacion del Content Server que Sap proporciona de forma gratuita (requiere un servidor adicional, con servidor Internet activado): Content_Server_Win_640. Lo utilizaremos en el caso de que no queramos almacenar los documentos en base de datos o a nivel de sistema de ficheros, y si en un servidor de repositorio externo (existen otros productos de fabricantes distintos  a Sap). Si necesitais descargaros el software, desde el http://service.sap.com/swdc, buscando a continuación Content Server (Sap proporciona la licencia gratuita, incluyendo la base de datos MaxDB).

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39 respuestas a Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS.

  1. Cocke dijo:

    Hola!!

    Está muy interesante tu Web y en particular el tema DMS.

    Me encuentro configurando DMS para manejar documentos en el módulo PM y anda bien. Aprendí a configurarlo legendo en google y error tras error, pero finalmente quedó bien.

    Tengo algunas consultas que no he logrado aclarar y espero me puedas ayudar.

    Al configurar DMS marque la opción KPRO ya que X persona me comentó que servía para subir los archivos a un repositorio SAP, pero aún no entiendo eso.

    El requerimiento consiste en no recargar la máquina de SAP con información, pero aún no entiendo qué significa marcar KPRO. Los archivos quedan en una máquina externa a las máquinas DEV, QAS y PRD tradicionales??

    Qué diferencia hay si no marco KPRO?

    Qué diferencia existe si no uso DMS y cargo documentos por Anexar -> Archivo, en X transacción? Esto recarga las máquinas DEV, QAS y PRD??

    Espero me puedas ayudar.

    Gracias

    Un abrazo

    • Hola Cocke:

      Te recomiendo que te leas con detenimiento las tres entradas del blog que hablas sobre gestión documental:

      Truco 44. Gestion Documental en Sap (I). GOS: https://saptricks.wordpress.com/2013/02/15/truco-44-gestion-documental-en-sap-i-gos/

      Truco 45. Gestion Documental en Sap (II). ArchiveLink.: https://saptricks.wordpress.com/2013/02/22/truco-45-gestion-documental-en-sap-ii-archivelink/

      Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS:
      https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/

      Sobre tus preguntas:

      1) La opcion KPRO se usa para luego subir a un repositorio documental. Pero es cuando configuras el repositorio (transacción OAC0), donde indicas con el Tipo de Archivo, si estas guardando en la misma base de datos de Sap en la que estes (con el valor 03 Base de datos en el sistema Sap o bien con el tipo 04 – Servidor de contenido HTTP cuando archivas en otro servidor externo. Cuando seleccionas este valor (el 04), has de tener configurado un servidor externo con su servidor web y base de datos donde se almacenaran los documentos (Sap ofrece una gratuito con las licencias, es basico pero sirve).

      Por tato, es la configuración del repositorio la que determina si estas guardando en el mismo servidor o fuera (no solo por marcar el “flag” KPRO).

      2) SI lees las entradas que te he comentado, hablamos de tres tipos de archivado: GOS, Archivelink y DMS. El archive link es una opción,y tambien puedes utilizar un repositorio externo al configurar el repositorio asociado. Pero el Anexar tiene muchas limitaciones, y si utilizas los Documentos tienes muchas más posibilidades: busqueda de documentos, clasificaciones, tal y como explica en las entradas del blog.

      Mi consejo es:

      Si vas a cargar mucha informacion documental (archivos muy grandes y muchos ficheros), yo no lo cargaria en la misma base de datos de Sap. Estas sobrecargando el sistema con algo que luego sera dificil de gestionar. Y si lo tienes en otro servidor siempre sera mas facil gestionarlo, para tema de backups, borrado de datos antiguos, etc.

      Si tienes poco volumen, no habria problema en tenerlo en la misma base de datos.

      Y siempre que puedas utilizar el DMS. SI estas con un objeto que no tiene la posibilidad de utilizar el registro info de documento, en ese caso utiliza el Archivelink, que aunque menos potente es valido.

  2. Cocke dijo:

    Hola Roberto,

    Leí las entradas y de acuerdo a las características comentadas, optaré por la opción DMS.

    Ahora, según lo que me comentas, no basta sólo con marcar la opción KPRO para indicar la carga de documentos fuera de la BD SAP, sino que se debe utilizar la transacción OAC0 para configurar lo anterior.

    Según las opciones repositorio SAP (gratuíto) o configurar un servidor Web y base de datos dónde se almacenarán los documentos, optaré por la segunda opción.

    Si quiero utilizar una máquina diferente a DEV, QAS, PRD, en la misma red dónde quiero almacenar la información documental, no es posible sólo direccionar a esta máquina? por ejemplo: \\192.168.9.9 en la transacción OAC0?

    Es necesario tener un servidor Web que direccione la BD dónde se almacenaran los documentos?

    Estuve revisando la configuración (OAC0) y alcancé a configurar lo siguiente:

    Rep.conten.: ZDMS_001
    Descripción: Contenedor DMS externo
    Ámbito doc.: DMS Sistema de gestión de documentos
    Tipo de archivo: 04 Servidor de contenido HTTP

    Nº versión: Aquí debería seleccionar 0045 o 0046?

    Servidor HTTP: aquí se supone que debería ir: http://www.servidorweb.net o \\192.168.9.9?

    N° de puerta: ??

    N° puerta SSL: ??

    Script HTTP: ??

    Vía acceso fís.: en esta ruta se deberían almacenar los documentos antes de subirlos? En esta ruta se descargaran? o En esta ruta quedarían almacenados en la máquina X ?

    Gracias por tu ayuda y disculpa por tantas preguntas, pero en la configuración anterior asumí que marcando KPRO cargaba los documentos fuera de la base de datos SAP, en un repositorio SAP, que creería, es el gratuíto que me comentas.

    Un abrazo y gracias nuevamente

    • Hola de nuevo Cocke:

      Bueno, el DMS externo es algo que hay que instalar. Sap proporciona uno gratuito y hay productos de otros fabricantes. Una vez instalado, hay que hacer la parte de la configuración en Sap con la transaccion OAC0 y CSADMIN.

      He ampliado la documentación en la entrada del blog:

      “Documentación adicional: Manual de Instalacion del Content Server que Sap proporciona de forma gratuita (requiere un servidor adicional, con servidor Internet activado):

      https://saptricks.files.wordpress.com/2013/03/content_server_win_640.pdf

      Lo utilizaremos en el caso de que no queramos almacenar los documentos en base de datos o a nivel de sistema de ficheros, y si en un servidor de repositorio externo (existen otros productos de fabricantes distintos a Sap). Si necesitais descargaros el software, desde el http://service.sap.com/swdc, buscando a continuación Content Server (Sap proporciona la licencia gratuita, incluyendo la base de datos MaxDB).”

      Te recomiendo que sigas el manual de instalacion y las instrucciones de configuración.

      Un saludo.

      • Cocke dijo:

        Gracias Roberto, te lo agradezco millones.

        Revisaré la documentación.

        Saludos

    • Es lo mejor. En el manual explicas los parametros que has de indicar en la OAC0 cuando trabajas con el Content Server.

      Ademas, explica los requerimientos y los pasos de instalacion. Por ejemplo, para Windows:

      1) Ha de estar instalado el Internet Information Server.
      2) Instalas el Content Server (lleva incluida la instalacion de la base de datos MaxDB, necesaria para guardar los documentos).
      3) Se ha de registrar una dll en el IIS para que pueda ser llamada via HTTP desde Sap.
      4) Configuración del CSADMIN y el OAC0 en Sap para que todo quede enlazado.

      Ya nos cuentas que tal te va.

      Un saludo.

  3. Leandro Scaiano dijo:

    Hola Roberto, estoy queriendo customizar esta solución para el adjuntar una descripción técnica de maestros de materiales, pero no se como lograr en la CV01N a la hora de definir la ruta del archivo adjunto, que tome la dirección desde un filesystem local del sap. como ejemplo mi sistema está sobre solaris y el filesystem creado es /copia/pdf
    Si yo dejo el pdf en este filesystem como configuro el sistema para levantar el adjunto en SAP desde acá.

    Gracias

    Saludos

    Leandro

  4. Cocke dijo:

    Hola Roberto,

    Finalmente un BASIS se encuentra instalando el Content Server que proporciona SAP de acuerdo a las licencias de la implementación.

    He revisado varias veces el documento, pero con respecto a las transacciones CSADMIN y OAC0, no ví mayor detalle en el documento.

    Tienes mayor detalle acerca de la configuración de CSADMIN y OAC0, es decir, los parámetros que se deben considerar en los siguientes campos, considerando la instalación del Content Server:

    Rep.conten.: ZDMS_001
    Descripción: Contenedor DMS externo
    Ámbito doc.: DMS Sistema de gestión de documentos
    Tipo de archivo: 04 Servidor de contenido HTTP
    Nº versión: Aquí debería seleccionar 0045 o 0046?
    Servidor HTTP: aquí se supone que debería ir: http://www.servidorweb.net o \\192.168.9.9?
    N° de puerta: ??
    N° puerta SSL: ??
    Script HTTP: ??
    Vía acceso fís.: en esta ruta se deberían almacenar los documentos antes de subirlos? En esta ruta se descargaran? o En esta ruta quedarían almacenados en la máquina X ?

    ??

    Gracias nuevamente.

    Un abrazo

    • Hola de nuevo:

      Si te has leido los prerrequisitos en la maquina donde instalas el Content Server tienes que tener instalado un Internet Information Server (IIS) o si no es windows otro servidor web (Apache).

      Si cuando creas el repositorio eliges del tipo 04 Servidor de contenido HTTP, significa que los archivos se guardaran en la base de datos Sapdb que hayas instalado en el servidor del content server.

      Lo que estas indicando en la configuración en Sap es la ruta del servidor Web que hara de pasarela para tu a traves de el, depositar los ficheros en el repositorio,indicado, en la base de datos. Los valores de configuración:

      Nº versión: Aquí debería seleccionar 0046
      Servidor HTTP: aquí se supone que debería ir: LA IP del content server
      N° de puerta: Puerto TCP/IP que hayas puesto al instalar el content server, Normalmente 1090
      N° puerta SSL: solo si utilizas SSL (sino en blanco).
      Script HTTP: ContentServer\ContentServer.dll
      Es la ruta del servidor Web que sirve de enlace para publicar (subir) los documentos al repositorio. Siempre es esa dll y ha de estar publicada en el servidor web para que sea accesible (si tienes problemas, hay una nota OSS donde habla de la forma de publicarla)

      Directorio de intercambio: lo puedes dejar en blanco, Seria un directorio temporal para el traspaso de los ficheros.

      Con esta configuración, todos los documentos se archivan en la base de datos, y la publicación se hace a traves del servidor WEB ISS con la dll indicada.

      Existen otras forma de almacenar ficheros en directorio, pero no requieren tener instalado un content server. Te recomiendo la lectura a fondo de las 3 entradas del blog donde se habla de todo esto (en cosas es un poco confuso):

      https://saptricks.wordpress.com/2013/02/15/truco-44-gestion-documental-en-sap-i-gos/
      https://saptricks.wordpress.com/2013/02/22/truco-45-gestion-documental-en-sap-ii-archivelink/
      https://saptricks.wordpress.com/2013/03/03/truco-46-gestion-documental-en-sap-y-iii-dms/

      Un saludo.

  5. Antonio dijo:

    Hola, Antes de nada felicitarte por el gran blog que tienes.

    Una pregunta, cuales serian las especificaciones o donde las podríamos encontrar para poder conectar SAP con otro Gestor documental desde este punto.

    Saludos y gracias!!

    • Hola Antonio:

      Tendria que ser un gestor documental certificado por Sap. El proveedor del software deberia de proporcionarte las instrucciones de configuracion.

      Teniendo en cuenta esto, no te vale cualquier Gestor documental.

      Un saludo.

      • Antonio dijo:

        Hola Roberto,
        Nosotros hemos desarrollado un gestor documental y nos gustaría realizar la integración con Sap. Sabrías orientarnos que pasos hemos de seguir para esta integración.

        Muchísimas gracias por tu respuesta!!

    • HOla Antonio:

      No tengo información técnica de como se hace la integracion de los documentos en el content server. Solo se que el de Sap, que utiliza la base de datos MaxDB, utiliza una DLL que se publica en el IIS y esa es la que gestiona toda la comunicación y almacenamiento de documentos en el content server. Pero no tengo mas detalles técnicos de como funciona esto, entiendo que deberían de poneros en contacto con Sap para que os lo facilitara y de paso para conseguir su certificacion

      Un saludo, siento no poder ayudarte.

      • Antonio dijo:

        Hola,
        Hemos tenido que implementar dentro de nuestro gestor documental un modulo para poder comunicarse con SAP ArchiveLink usando SAP Content Server 6.20
        Ahora podemos guardar cualquier tipo de documento desde SAP hacia el gestor documental de forma transparente para el usuario.
        Felicitarte por este increíble blog!

        Gracias

  6. Gabriel Rojas dijo:

    Buenos días,

    Me encuentro tratando de configurar el módulo dms, para albergar en sap documentos de excel para manejar los tiempos del personal, pero como soy nuevo en este módulo no he logrado hacerlo. Quisiera que los usuarios que ingresen a la transacción CV02N puedan modificar un archivo de excel. Sin embargo cuando voy a tratar de subirlo al servidor me genera un error que dice: El archivo SAP para la cls doc, DMO no es mayor de 0 byte, el fichero tiene 16896.
    Según he leído debo realizar una parametrización para aumentar el almacenamiento en la base de datos, pero no he encontrado ese “objeto” en la spro.

    Cualquier ayuda será de gran utilidad

    • Johanna dijo:

      Hola Gabriel!..
      Efectivamente, tienes que parametrizar la clase y aumentar el almacenamiento para los ficheros subidos.

      Te comento esa clase DMO, la creaste tu?

      Prueba a subir el fichero con la clase TST, o crea una clase Z para tu prueba con mayor almacenamiento.

      Saludos

      • Gabriel Rojas dijo:

        Hola Johanna gracias por responder,

        La clase de documento DMO ya venía configurada en el paquete de SAP R/3 que nos instalaron. Sabes como aumentar el almacenamiento de los ficheros??? He intentado buscar esa parametrización en la SPRO pero no la he encontrado.

        Voy a investigar la clase TST y te comento.

        Muchas gracias

  7. Gabriel Rojas dijo:

    Johanna; intenté realizar la carga del archivo mediante la clase de documento TST y me generó el siguiente error:

    Error en Upload C:\SAP BPC:\Users\Gabriel Rojas\Documents\Prueba D
    Nº mensaje: 26128

    Diagnóstico
    Desea realizar el upload de un fichero a la subhoja de ruta C:\SAP BPC:\Users\Gabriel Rojas\Documents\Prueba D. Esto no es posible, debido a que, p.ej., el fichero no existe.

    Procedimiento
    Verifique la vía de acceso a los ficheros.

    Supongo que es un error de config del lugar en donde se debe dejar almacenado el archivo.

  8. Jorge Cabrera dijo:

    Excelente blog

    Una consulta, para el caso de migración, como se puede hacer una carga masiva de documentos, ejemplo fotos de activos

  9. Marcelo dijo:

    Hola he de esperar que estés muy bien, me parece excelente tu blog, tengo algunas dudas ojala me puedas apoyar:
    Implemente Archivelink y DMS, y al utilizar la transacción CV04n y realizar búsquedas de Documentos, como puedo visualizar los documentos almacenados en SAP por ambas vias (Archivelink y DMS) o existen transacciones unicas para la realizacion de busquedas.?
    no me se la trx para buscar documentos Archivelink.
    Desde ya muchas gracias,
    Saludos.

  10. FFSAFE dijo:

    Buenos días!,
    Antes que nada quiero mencionar que muy bueno tu blogg!

    La pregunta es la siguiente. Estoy muriendo en el intento de realizar la parametrización del DMS, he parametrizado todo lo mencionado en el blogg pero no logro hacer que cuando se cargue por ejemplo un pedido de un material al cual se le cargo un documento me traiga el documento en el pedido.
    ¿Con que TX se debe hacer eso? ¿Se puede?
    Muchas gracias.
    Saludos

  11. ANAHí dijo:

    Hola,ante todo quiero felicitarte por tu blog.

    Quería saber si tienes alguna información detallada para configurar el envío de emails en el momento de cambiar de status en un documento DMS.

    Es decir, si tengo un esquema de status con 3 statuses A – B y C, cuando se asigne el status A se envíe un correo a las personas asignadas en el status B y así sucesivamente.

    Gracias de antemano.

    • Anahí Bressán dijo:

      Retomando este punto, coloque una nota en SAP y me contestaron que ya no se utiliza la funcionalidad de mensajes desde el reléase 46A; aconsejan el uso de Workflow:

      ” … based on your request and the provided information I have to inform
      you that unfortunatly the function you mentionned is no longer
      available in standard since release 46A. For further information
      please see also the attached note 369913.

      As an alternative you can use the fields

      Object type
      Object ID

      in the document status customizing details to maintain a workflow task
      that triggers the notification. Therefore you need to create a
      individual workflow task that can be entered here and I would
      recommend you to get in contact with your local consulting
      organisation if you need further help with this step…”

      • Anahí Bressán dijo:

        Muchas gracias por este contenido, excelente…. Logré implementar exitosamente DMS con envío de notificaciones a través de Workflow.

  12. Ruben Vera dijo:

    Hola, tu blog es de gran ayuda a la comunidad y colegas de la gran herramienta ERP.
    Tengo una gran duda con respecto a los DMS adjuntos, si bien en nuestra empresa adjuntamos los documentos, lo que mas nos urge es poder imprimir dichos documentos sin necesidad de entrar orden por orden (en mi caso me especializo en el modulo PM). Tenemos documentos adjuntos en las hojas de ruta, en su mayoria estandares de trabajo, check list de equipos, walkaround, etc, pero necesitamos que salgan momento de largar la programacion, la cual es de manera masiva. Alquien conoce alguna manera de automatizar dicha impresion? Muchas gracias y Feliz 2015.

    • Manuel Monsálvez dijo:

      Hola Rubén. Quería saber si ya tuviste respuesta de tu requerimiento. Tengo la misma necesidad.

      Desde ya muchas gracias.

    • LastDanz dijo:

      Buenos días Rubén,

      Antes que nada, ¿me podrías pasar algún link sobre la implantación de los checklist en PM? Me interesaría muchísimo!

      En cuanto a la duda que planteas, ¿tienes de alguna manera vinculado el documento DMS a la Orden? En ese caso, se me ocurre que puedes entrar por CV04N y en el listado resultante presionar Imprimir Originales…
      Espero que te sirva!!

      Saludos,
      Last

  13. LastDanz dijo:

    Hola Roberto,

    Muchas gracias por tu artículo.
    Una dudilla, ¿es posible utilizar los datos adicionales del DMS a la hora de configurar el workflow (regla de asignación de responsabilidades)?

  14. Naxe dijo:

    Hola Roberto!
    Espero puedas ayudarme, necesito crear un contrato comodato, a partir del aviso; es decir; el aviso= al contrato, el cual a su vez cuando se imprima el aviso de servicio en pdf en la parte frontal deben aparecer los datos de cabecera del aviso y en la parte trasera los datos de comodato, este contrato debe guardarse en una FTP como puedo realizar este procedimiento?
    saludos

  15. Julio dijo:

    Hola Roberto: Ante todo mis felicitaciones por el blog y los artículos, Claros y prácticos.
    A ver si me ayudas con el siguiente problema:
    Necesito subir adjuntos a Archive Link ( DMS) invocándo alguna API en forma custom (desarrollado) en aquellas pantallas que no lo ofrecen en forma estándar para transacciónes en SRM y SUS, que tienen su frontend en tecnología de WDA y BSP. Aparentemente la clase CL_SRM_SP_BDV_BSP resolvería una parte del problema.
    Sabes de algún API estándar que pueda invocarse para resolver esto ?
    Otro camino de resolución sería utilizando alguna de las funciones del grupo SKWF_IO, aunque apuntan al KW y no es exactamente lo que se busca.

    Agradecido de antemano.
    Julio.

  16. oskdindav dijo:

    Saludos,
    Antes que todo gracias por el aporte, tengo una consulta quiero gestionar los DMS a nivel de usuario hay alguna forma de hacerlo ?
    Me explico, cuando subo un documento mediante el cuadro del GOS, luego visualizo la Lista de Anexos pero cualquier usuario puede borrarlos y quiero evitar eso.

    De antemano mi gratitud por la atención a esta pregunta.

  17. Felipe dijo:

    HOla Roberto:
    Muy interesante to blog
    Pregunta y disculpa mi ignorancia:
    Es possible utilizar el content server (DMS) para que almacene archivos, sin que esten relacionados con los objetos de SAP, es decir queremos utilizer SAP tambien para que administre la gestion documental, que recomiendas?
    Muy agradecido con tu ayuda
    Saludos,

    • Hola Julio:

      No te lo recomiendo. El producto para gestion documental que regala Sapcon las licencias es bastante básico, y un poco antiguo (no lo han cambiado en 10 años). Yo iria a otras soluciones mas modernas, creo que hay muchos productos opensource mucho mas desarrollados y diseñados especificamente como gestores documentales. Utilizar el de Sap solo tiene sentido, desde mi punto de vista, si lo quieres integrar con los objetos de sap.

      Un saludo.

  18. Florencia dijo:

    Buenas tardes Roberto, lei todo loq ue mencionas. Tengo el siguiente problema.
    Defini un nuevo tipo de docuemtno y al momento de asignar los enlaces de objetos, selecciono el campo orden pm. En la cv01 pued ingrrsar el numero de orden perfectamente, pero en la cv04n, al momento de buscar, la solapa de la orden tiene el campo “subid”. en todos los tipos de docuemntos ya definidos pasa lo mismo. Sabes si es un error de SAP y si hay alguna nota?
    Saludos
    Forencia

  19. Lara dijo:

    Hola Roberto,
    Buenísimo el post (I,II y III), Una pregunta, a me piden poder hacer un archivage legal para los estados financieros, balances y demás, facturas, etc. Desde estas soluciones no es posible verdad? sabes alguna otra?
    Muchas gracias,
    Saludos!

  20. Raquel dijo:

    Hola Roberto,
    He parametrizado en la gestión de status por clase de documento, que dos estados vayan asociados a una tarea de workflow (TS). Dicha tarea, tiene asociada una regla de derivación de usuarios. Pero cuando modifico el documento a los estados, asociados a tareas de WF, no les llegan las tareas de modificación a los usuarios que se derivan.
    He olvidado alguna parametrización?
    Gracias,
    Saludos!

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