Truco 45. Gestion Documental en Sap (II). ArchiveLink.


Como ya comentamos en la anterior entrada del blog, otra alternativa para anexar documentos en el sistema era utilizar el Archive Link, funcionalidad que esta disponible a través del GOS en la opción “Archivar Business Document”. Lo podriamos considerar una mejora de la función “Crear Anexo”, ya que aquí se realiza de una forma clasificada, disponiendo además de una herramienta de búsqueda sencilla para los objetos anexados (lo que no ocurre con la otra forma de anexar).

La funcionalidad requiere una parametrización especifica por objeto de negocio (por defecto no esta activada) y podemos realizar el archivo de los documentos en la base de datos de Sap o en un Servidor de Contenido.

Utilización del Archive Link.

El anexo de los documentos lo realizamos desde el control del GOS, a través de la opción Crear –> Archivar Business Document (la opción solo estará disponible si previamente se ha configurado para el objeto de negocio, a diferencia de la opción “Crear Anexo” que siempre esta disponible).alink_uso1

A continuación, el sistema nos preguntará la Clase de Documento que queremos anexar. Las clases de documento disponibles las parametrizaremos nosotros (asociadas a un tipo de documento), como un documento lógico que vamos a utilizar para clasificar los diferentes documentos que podemos anexar a los objetos. Por ejemplo, en un pedido de compra, podríamos tener las clases de documento: Oferta del proveedor, Catalogo de materiales, Fotos de materiales, etc. Cada una de estas clases de documento llevaran asociado un tipo de documento: por ejemplo, la oferta del proveedor será un tipo de documento pdf, las fotos de materiales un jpg, etc.

Si estuvieramos trabajando con el objeto de negocio Empleado en el módulo de administración de personal, las clases de documento podrían ser: foto del empleado, contrato de trabajo, material entregado, etc, cada uno de ellos de un tipo de documento concreto (jpg, doc, xls, etc). En esta entrada del blog hablabamos de la forma de cargar las fotos de empleado en el sistema y verlas en la transacción PA20/PA30, contenido relacionado con el que estamos tratando en esta entrada.alink_uso2

Seleccionaremos el archivo asociado a la clase de documento elegida y el fichero quedará anexado al objeto en el que estemos trabajando, un pedido de compra en nuestro ejemplo. Para consultar los documentos anexados accederemos desde el control del GOS a la opción “Listar anexos”. Aquí nos aparecera la lista de todos los objetos creados a través del Gos: Anexos, Notas, Enlaces y Documentos anexados con el archive link.alink_uso3

Tenemos otra alternativa para anexar documentos a los objetos de negocio, a través de la transacción OAAD. Desde esta transacción podemos anexar ficheros o bien realizar la busqueda directa (incluyendo la visualización posterior de los documentos anexados). alink_uso4

Para anexar, seleccionaremos la opción “Asignar y asignar” y el sistema nos preguntara, el objeto de negocio a utilizar, la clase de documento a anexar y el número del objeto donde estamos vinculando los documentos (en nuestro ejemplo, un número de pedido), abriendo una ventana de navegación para seleccionar los archivos a “subir”.

El “Business Object” es un código que representa al tipo de objeto de la aplicación: por ejemplo, el BUS2012 representa un Pedido de compras, el BUS1001 un Material, el LFB1 un Proveedor, etc. Es fundamental conocer estos códigos tanto para parametrizar la funcionalidad como para su uso desde la transacción OAAD.alink_uso5

Una vez anexados los documentos, tenemos disponible la opción de búsqueda desde la OAAD con la opción “Búsqueda técnica” en la sección Documentos. Desde aquí podemos realizar búsqueda de los documentos anexados en 1 o varios objetos de negocio. Por ejemplo, para el business object BUS2012 Pedido de compra, podriamos poner la lista de documentos de compra para los cuales queremos sacar los documentos anexos.alink_uso6

Nada que ver con la opción de tener que entrar pedido por pedido a ver los anexos. Ademas, tenemos la posibilidad de filtrar la búsqueda por multiples criterios (repositorio, clase de documento, tipo de documento, fecha de archivado, etc). Desde la lista de resultados, esta disponible la navegación a los documentos con un doble click.

Desde la transacción OAOR también se puede realizar la búsqueda de los documentos anexados a un determinado objeto de negocio.

Parametrización del ArchiveLink.

A la parametrización de las opciones del ArchiveLink se accede desde la ruta de customizing Sap NetWeaver –> Servidor de Aplicacion –> Servicios Base –> ArchiveLink –> Customizing de base.alink_custo1

En primer lugar, definiremos el lugar donde se van a almacenar los documentos que anexemos utilizando el ArchiveLink, a través de la opción de custo “Definir Repositorios de Contenido” o con la transacción OAC0. Crearemos si es necesario un repositorio de contenido que siempre tendrá que tener el Ambito de documento “ARCHLINK”, y que luego asociaremos a nuestros objetos de negocio para indicar que el archivado para ellos se realizará en este lugar.alink_custo2

Ademas, con la opción “Tipo de archivo” podremos indicar si los documentos se almacenan fisicamente en la base de datos de Sap o bien en un repositorio de contenido externo (por ejemplo, el content server que Sap proporciona gratuitamente con sus productos y que requiere un servidor adicional para depositar los documentos via HTTP).

A continuación, con la opción  “Tratar tipos documentos” definiremos los tipos de documentos que se pueden anexar (extensiones de fichero) y el tipo MIME asociado, que determinará la aplicación que se utilizará para su visualización. Sap dispone de varios tipos de documento prefijado que cubre los más habituales, aunque es posible que tengamos que definir algunos propios.alink_custo3

El siguiente elemento a configurar serán las “Clases de Documento”, donde definiremos nuestros documentos lógicos asociandolos a un tipo de documento de los definidos en el punto anterior. Para nuestro ejemplo, vamos a definir tres clases de documento, que serán la clase de documento que permitiremos anexar a los pedidos de compra: Oferta del proveedor (del tipo PDF), Catalogo de materiales (del tipo Excel xls), Fotos de materiales.del tipo jpg). alink_custo4

A continuación configuraremos la opción “Tratar enlace” que relaciona el objeto de negocio con las clases de documento y el repositorio de contenido. Para cada objeto de negocio donde vayamos a permitir el enlace de documentos, indicaremos las clases de documento permitidas y el repositorio de documentos donde se va a almacenar (el que creamos en el primer paso de la configuración). En el campo Conexión se indica la tabla donde se van a guardar los enlaces a los documentos (Sap ofrece varias tablas para mejorar el rendimiento del sistema, así como la posibilidad de crear nuestras propias tablas Z de enlace (con la transacción OAC3, siguiendo como modelo la estructura TOAV0).alink_custo5

Una vez completada esta parametrización, la opción “Archivar Business Document” ya debe de aparecer activa en el GOS y las clases de documento configuradas accesibles para anexar ficheros al pedido de compra del tipo correspondiente.alink_custo6

Opciones generales del archivel link.

Existen unas opciones finales de configuración que se acceden desde la ruta de customizing Sap NetWeaver –> Servidor de Aplicacion –> Servicios Base –> Archive Link –> Customizing comunicación frontend.

Los aspectos que podemos configurar son las “Parametrizaciones de archivo y visualizacion”, donde podemos indicar la forma de ver los resultados de búsqueda, opciones de visualización, etc.alink_custo7

Como habeís visto, una opción sencilla de configurar y que ofrece bastante posibilidades, sin llegar a ser un verdadero sistema de gestión documental.

Para terminar la serie, en la próxima entrada hablaremos del DMS y los registros info de documento que nos ofrecen unas funcionalidades mucha más avanzadas en la gestión documental, incluyendo un herramienta Windows (el Easy DMS) y sistemas de búsqueda y clasificación mucho mas potentes.

Actualización 27.05.15

En las ultimas versiones de Sap se permite modificar la descripcion del documento que se anexa, asi como ver el nombre del fichero. En esta entrada del OSS se explica las notas que hay que aplicar en el caso de que no lo tengais en la versión instalada:

http://scn.sap.com/thread/3400530

Esta entrada fue publicada en Formacion, Sap Basis. Guarda el enlace permanente.

14 respuestas a Truco 45. Gestion Documental en Sap (II). ArchiveLink.

  1. Hola, me encanta la información que encuentro en tu blog pues me ha sido de mucha ayuda, quisiera saber si tienes algun truco de sobre la instalación del ContentServer de SAP y si es así en donde puedo encontrar los medios de instalación del mismo, muchas gracias.

  2. Ruben dijo:

    Buenas,

    LA información es genial, solo que en mi caso concreto no me funciona, sabrías decirme como añadir archive link a un objeto Z de PD.

    Gracias!

  3. Carlos Lopez dijo:

    Buen día, muy buena info. Tengo una consulta, tengo un requerimiento referente a Activos Fijos (assets) me piden adjuntar un mismo documento a varias Activos, es posible asociarlos?
    Es decir, sin necesidad de subir el mismo archivo varias veces, que un mismo adjunto sea compartido por varios documentos de activo fijo.

    Gracias.
    Carlos Lopez

  4. Edward dijo:

    Estimado, consulta.. se puede realizar una especia de gestion documental que realice unicamente esto: entrada y salida de documentos, ademas de notificacion al usuario al que esta vinculado el documento? … saludos.

  5. rbaezaperez dijo:

    Estimado,
    En la ME51N o ME52N no veo el botón servicio para objeto, esto tengo entendido que es estándar, en algunos usuarios veo el botón para anexar documentos y en otros no lo veo, todos los usuarios son de dialogo, es extraños, sabes si se puede restringir la visualización a través de autorizaciones? gracias por tu información.

  6. Rodrigo dijo:

    Existe un parametro de usuario que debes modificar mediante Roles y perfiles.

  7. Sebastian dijo:

    Hola, muy bueno tu blog, ahora, hay algún truco para poder borrar el adjunto del business document sin tener autorización para hacerlo?

  8. Victor dijo:

    Hola Roberto, muy bueno el documento.
    Una Consulta Adicional, vinculas los documentos DMS a un sistema de ficheros tipo carpetas de Windows, el sistema de ficheros que se encuentra en una unidad de red.

  9. Ana Guillen dijo:

    Buen dia, una consulta, esto me puede permitir manejar documentos como politicas y procedimientos?

  10. Emigdio Luque dijo:

    Hola,

    Muy interesante el tema, lo he podido aplicar perfectamente siguiendo los pasos indicados !! Gracias.

    Por otro me sale una duda que no veo por donde atacar, es posible parametrizar en algún sitio que la copia de objetos (un pedido, un acuerdo o lo que sea) arrastre también los documentos anexos, si los hay? Ahora mismo no me funciona, copia pero sin anexo. Sabéis si es posible?

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