Truco 43. Gestion de versiones en Documentos de Compra.


Siguiendo en el modulo MM, en nuestro truco de hoy vamos a hablar de una funcionalidad no muy conocida que se encuentra disponible tanto en las solicitudes de pedidos como en los documentos de compras (ofertas, pedidos, pedidos abiertos, plan de entregas, etc.). Se trata de la gestión de versiones. truco43_1

Básicamente, la gestión de versiones no permite llevar un historial de las modificaciones realizadas en el documento de compras (independiente del log de modificaciones que tenemos siempre disponible para ver los cambios que se van realizando en los documentos). Una vez activada la funcionalidad, aparece una nueva pestaña a nivel de cabecera, que se llama Versiones.

 Esta pestaña se va llenando con los datos de las versiones del documento teniendo en cuenta lo siguiente.

 1) Cuando creamos, por ejemplo, el pedido, tenemos una versión 0 (inicial), que no se concluye hasta que no se realiza la impresión del mensaje asociado al documento.

2) A partir de ese momento, cualquier modificación posterior del pedido nos obliga a gestionar una nueva versión del documento. Esta nueva versión se crea de forma automática y tenemos disponible en ella una serie de campos de usuario (motivo, texto, solicitante, nº externo, fecha contabilización) que podemos hacer opcionales, obligatorios, ocultos o solo visibles. Estos campos nos pueden informar del motivo de la modificación y aportarnos información adicional del motivo de los cambios.

3) Se pueden añadir nuevas versiones de forma manual, completando los campos que nos informan del origen de las modificaciones. Podemos de esta forma ir concluyendo versiones y creando manualmente nuevas versiones.

4) Una vez realizada una modificación en el pedido y creada una nueva versión, cuando la versión se concluye, automáticamente se genera un nuevo mensaje para el documento y se puede volver a realizar la impresión de este (o el envió mediante email, edi, etc en el caso de que fuera el caso). La próxima modificación del pedido generará una nueva versión del documento automáticamente.

5) En la información de la versión tenemos el valor neto del pedido después de las modificaciones, y la variación con respecto al importe de la anterior versión. truco43_2

 6)  Además de la información resumida de las versiones, podemos con la opción visualizar modificaciones ver todos los cambios realizados en un pedido entre una versión y otra, de forma detallada campo por campo (separándonos la información de cabecera, posiciones, etc). truco43_3

 Además, cada cambio queda asociado a una versión del documento y se hace sencillo analizar los cambios realizados entre un momento y otro de la vida del documento.

Como podéis ver, una forma útil de ir documentando las modificaciones en los pedidos, además de un registro de los usuarios que van realizando los cambios, todo ello integrado con la gestión de mensajes de los documentos.

 Vamos a ver a continuación la parametrización relacionada con esta funcionalidad.

Activacion de la gestión de versiones.

En la ruta de customizing Gestión de materiales –> Compras –> Gestion de Versiones –> Configurar la gestión de versiones para documento de compras (o SM31, vista V_T16CA). Aquí indicamos por tipo de documento, clase de documento y Organización de compras si queremos activar la gestión de versiones. truco43_4

En el detalle de la configuración indicamos los campos que vamos a gestionar en el versionado, indicando si están ocultas, solo visualización, entrada opcional u obligatoria. En nuestro ejemplo, hemos puesto el campo Motivo como obligatorio, el resto opcionales (excepto la fecha de contabilización, que se ha ocultado). truco43_5

Parametrización de motivos de modificación.

En la ruta de customizing Gestión de materiales –> Compras –> Gestion de Versiones –> Especificar motivos de modificación ( o SM31, vista V_T16CC). Aquí indicamos los códigos de los motivos de modificación que vamos a poder utilizar en las versiones. truco43_6

NOTA: en las solicitudes de pedido se configura la gestión de versiones de forma similar, aunque tiene alguna peculiaridad, como la posibilidad de indicar la lista de campos para los cuales una modificación generará una nueva versión de documento, es decir, los campos que son relevantes para la gestión de versiones.

Podeís acceder a la versión en PDF de este documento aquí.

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12 respuestas a Truco 43. Gestion de versiones en Documentos de Compra.

  1. Carlos Hernández. dijo:

    Hola, me parece increíble tu blog. Agradezco que pongas muchos tips y trucos que no es otra cosa que tu conocimiento en este gran sistema. Y bueno, también aprovecho para hacerte una consulta bastante general y es: Existe alguna manera de generar pagos en ceros?? Es decir sólo simbólicos para depurar las cuentas de los acreedores?
    Bueno, pues nuevamente te felicito por tu trabajo y tu experiencia. Te envió un gran saludo.

    Carlos Hernández.

    • Hola Carlos:

      Entiendo que lo que quieres hacer es compensar varias partidas de un mismo proveedor (con saldo 0), aunque no es realmente necesario.

      Puedes utilizar para ello la transacción de compensacion de cuentas de acreedor (transaccion F-44). Ahi seleccionas una cuenta y las partidas que quieras compensar. Es una forma de decir que se han “pagado”. En esta misma transacción podrias seleccionar partidas de deudor (cliente) en el caso de que tuvieras un proveedor que tambien fuera cliente y quisieras compensar la posicion deudora con la acreedora.

      espero te valga.

      • Carlos Hernández dijo:

        Roberto, gusto en saludarte nuevamente y agradezco tu opinión sin embargo ya había dado la opción de la compensación, el problema es que forzosamente requieren un pago simbólico. Por ejemplo, un acreedor tiene partidas pendientes abiertas tanto facturas como cargos y lo que la empresa requiere es que se generé un pago donde acumule todas estas partidas pero que tenga un límite que no rebase cierta cantidad por ejemplo 100 pesos, así que sería más que nada un pago simbólico para compensar las partidas y que el acreedor reciba el detalle del pago para que este informado de las partidas que se compensaron. Cabe aclarar que por política no puedo enviar ese detalle de documentos al acreedor de otra manera y es por eso que forsozamente necesito sacarlo a través de un pago simbólico y así depurar las cuentas.
        Espero que no te haya aburrido con la explicación y que si existiera alguna manera de hacerse y la supieras pues agradecería muchísimo tu apoyo.

        Saludos y mucho éxito.

    • Hola Carlos:

      Yo me crearia una nueva via de pago (con la FBZP), que contabilice a la cuenta contable que necesiteis, y gestionaria a traves de esta via de pago la compensación de las partidas que estimeis.

      De esta forma, cambiaras a la partidas a “compensar” la via de pago. Luego con la F110 preparareis una propuesta de pago para esa via de pago.

      Con la propuesta, podras genera la lista de documentos pagados y al contabilizar la propuesta, se compensaran y la pequeña diferencia ira a la cuenta contable que indiqueis. LUego podeis dejarlo en esa cuenta o llevarlo donde estimeis (cuenta de perdidas, cuenta del proveedor de n uevo, etc).

      Espero que te valga.

  2. borofornes dijo:

    Me parece una opción muy interesante, para cuando arranquemos el SAP y así, el usuario tiene que justificar y registrar cada modificación que realice.
    Gracias

  3. fabiola dijo:

    Tengo duda sobre cual seria el mejor manejo. De carga de estimado de venta mensual del resto de los meses del año es decir en enero de enero a diciembre febrero de febrero a diciembre

    Necesito tener el ultimo estimado asi como el historial de cada carga

    Esto para proporcional el ultimo estimado a Bo y bw

    Hojala pudieran apoyarme, saludos

  4. Yanigar dijo:

    Hola! el sistema no me muestra nada cuando reviso las modificaciones realizadas al pedido, aunque está liberado. cómo hago para activar el log? gracias!

  5. MSD dijo:

    Excelente explicación en todos los post que he leído. En esta oportunidad me gustaría conocer si existe para SD gestión de versiones? Gracias!!!

  6. jhinm dijo:

    hola Roberto:

    puedo relacionar el documento de compra con la FBL3N

    que cuando entre al documento de compra en cada pocision de del ducumento me aparesca un enlace que me lleve al documento de pago del documento de compras.

    saludos,

    • Hola Jhinm:
      Lo que planteas no es algo estandar, tendrás que hacer un desarrollo para añadir campos adicionales a nivel de la posicion del pedido, donde se muestre esta información.

      Yo conozco que si se puede hacer que los anticipos aparezcan en el historial del pedido de forma estandar, pero no lo que tu planteas.

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