Truco 3. Personalizacion de los menus de Sap.

Cuando accedemos al sistema Sap, tenemos disponibles dos menús con las diferentes transacciones a las que podrá acceder el usuario:

• Menú Sap: es el menú estándar  que incluye todas las opciones disponibles en el sistema (aunque esto se puede cambiar, como veremos más adelante). Normalmente accedemos al menú de ámbito S000 cuando estamos trabajando con el ERP.
• Menú de usuario: es el menú que se construye con los roles de autorizaciones asignados al usuario. Los roles se definen mediante la transacción PFCG, y pueden incluir arboles de transacciones, además de las correspondientes objetos de autorización para acceder a ellas. Los roles se asignan a los usuarios en el mantenimiento de estos (que se realiza con la transacción SU01). A partir de todos los roles que tiene asignados el usuario, el sistema nos construye el menú correspondiente incluyendo todos los elementos definidos.

En la imagen siguiente podemos ver un ejemplo de definición de un Rol para usuarios encargados de la administración de un sistema Sap. Vemos en la definición del rol como se puede construir un menú personalizado por tareas (del que dispondrán los usuarios en su menú de usuario). En la definición del rol también se pueden incluir las autorizaciones apropiadas para que el usuario tenga acceso a todas las transacciones y objetos organizativos necesarios según el tipo de trabajo a realizar. El rol definido en el ejemplo es el que se visualiza en el menú de usuario de la imagen anterior.

Además, tanto en un menú como en otro el usuario tendrá disponible siempre su propio menú de favoritos, donde podrá crear accesos rápidos a las transacciones de uso más frecuente (incluyendo una estructura de carpetas para clasificar los elementos definidos por el usuario de una manera ordenada).

Teniendo en cuenta esto, algunas de las parametrizaciones que podemos realizar en el sistema para configurar los menús son las siguientes:

• Desactivar el menú Sap: de esta forma, los usuarios solo verán las transacciones asignadas en sus roles y los favoritos. Esto lo realizaremos a través de la transacción SM31, incluyendo en la tabla SSM_CUST un registro con nombre SAP_MENU_OFF y el valor YES. Esto aplica a todos los usuarios del sistema.
• Desactivar los menús de usuario: solo será visible el menú estándar y los favoritos. Esto lo realizaremos a través de la transacción SM31, incluyendo en la tabla SSM_CUST un registro con nombre ALL_USER_MENUS_OFF y el valor YES. Esto aplica a todos los usuarios del sistema.
• Cambiar el menú Sap para todos los usuarios: a través de la transacción SSM2 podemos cambiar el menú inicial del sistema. Por defecto, el menú es el S000. Podemos indicar un menú diferente de entrada al sistema, o un menú Z que hayamos elaborado a medida.
• Cambiar el menú Sap para un usuario individual: desde el mantenimiento de los datos de usuario (transacción SU01), podemos indicar un valor de menú inicial para el usuario, en la pestaña de datos Valores Fijos.
• Configuración de menú permitidos por usuario: aparte de todas las configuraciones descritas, podemos indicar a nivel de usuario, las autorizaciones de acceso al menú Sap o al menú de usuario. Esto se configura a través de la transacción SM31, en la tabla USERS_SSM. En la imagen podemos observar un ejemplo: el usuario TM02011 solo tiene acceso al menú de usuario, el usuario RESPINOSA a ambos y el usuario ACIGANDA solo al menú Sap. Esto nos permite personalizar la configuración usuario por usuario, en lugar de la configuración general que vimos antes.

Ademas, en la tabla SSM_CUST podemos indicar otros valores para ajustar los menús de usuario y evitar determinadas problematicas, como la redundancia de entradas ( id CONDENSE_MENU), evitar las transacciones duplicadas ( id  DELETE_DOUBLE_TCODES) o configurar la ordenación de la entradas en el menú de usuario  (id SORT_USER_MENU). En la nota del OSS  357693 se explica en detalle la forma de configurar estos valores.

Como vemos, tenemos disponibles opciones suficientes para configurar el sistema según nuestras necesidades y las diferentes problemáticas de usuarios con las que nos podamos encontrar (usuarios avanzados, usuarios que solo accede a un número limitado de transacciones, etc).

Además de todo esto, Sap nos permite configurar el menú estándar, ampliándolo para incluir nuestra propia estructura de carpetas o nuestras transacciones en los puntos de menú estándar más apropiados para su accesibilidad por parte del usuario final. La forma de configurar esto la veremos en la próxima entrada del blog. Veremos que es una configuración general y que, al tratarse de una ampliación, será respetada por Sap en los procesos de Upgrade cuando realicemos un cambio de versión.

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