Crear estrategias de liberación en pedidos de compras

En muchas organizaciones, la gestión de las compras esta restringida por importes, de forma que cuando se superan unos determinados valores de compra, se requieren una o varias aprobaciones de personas diferentes a la que esta gestionando la compra. Esta persona o personas son los que realmente estan autorizando la compra.

Sap nos permite por estandar configurar estas autorizaciones a través de las estrategias de liberación. En nuestro ejemplo, las vamos a realizar a nivel de pedido de compra (Importe total del pedido), solo en una organización de compras. Sap también lo permite a nivel de solicitudes de pedido.

La estrategia de liberación a definir va a ser la siguiente:

Importe de la compra	Liberador	Observaciones
Inferior a 1000 Euros	Comprador	También podrían liberar el supervisor de compras o el controller
Entre 1000 y 3000 Euros	Supervisor de Compras	También podría liberar el controller. Aunque libere el comprador, siempre se va a quedar bloqueado hasta que liberen uno de los otros dos.
Mayor o igual a 3000 Euros	Supervisor de Compras (1er nivel)	Hasta que no libera el supervisor, no puede liberar el controller (es una especie de visado).El comprador no puede liberar nada.
	Controller (2º nivel)

Veamos los pasos necesarios para configurar esta funcionalidad en el sistema:

Ruta de customizing: Gestion de Materiales –> Compras –> Pedido –> Procedimiento de liberacion para pedidos.

1. Creación de características.

A través de las características definimos los criterios que vamos a poder utilizar posteriormente para hacer la clasificación de las liberaciones. Aquí definiremos aquellos campos del pedido para los que luego vamos a definir una condición que determina en que estado se quedan los pedidos y quien va a poder liberarlos.

Para crear una característica, indicaremos un nombre (es recomendable que empiezen todas por Z_), y a continuación una descripción, y un campo de referencia (en la pestaña datos adicionales). En la tabla CEKKO (Comunicación determinación-estrategia de liber. docum.comp.) tenemos los campos más habituales del pedido que se pueden utilizar en las estrategias de liberación.

En nuestro ejemplo, vamos a crear tres características:

• Clase de pedido: Z_EKKO_BSART. Por si tuvieramos varios tipos de documentos de compras y solo quisieramos restringir para una en concreto.
• Organización de compras: Z_EKKO_EKORG. En cada organización de compras podemos tener unos criterios de importes diferentes, por ejemplo.
• Valor neto de pedido: Z_EKKO_GNETW. Con esta características vamos a controlar los importes totales de los pedidos.

2. Creación de clase (agrupación de características).

La clase es el agrupador de características que luego vamos a asignar a los grupos de liberación. Todo las características que incluyamos en la clase estarán disponibles en la definición de las estrategia de liberación. La categoría de la clase siempre ha de ser 032 Estrategia de liberación.

3. Creación de grupos de liberación.

Los grupos de liberación son el elemento sobre el que vamos a definir las diferentes estrategias de liberación. Es el elemento básico a partir del cual vamos a ir definiendo el resto. En el grupo de liberación se indica la Clase que hemos definido antes, y que determina, como hemos indicado, que campos del pedido tenemos disponible para nuestra clasificación y determinación de los procedimientos de liberación.

4.Creación de códigos de liberación.

Para cada grupo de liberación, crearemos los códigos que representan los diferentes roles o personas que van a intervenir en el procedimiento de liberación. Es un código de 2 caracteres, con una descripción asociada.

5. Creación de indicadores de liberación.

Los indicadores de liberación son independientes de los grupos de liberación. Es una lista de los diferentes estados en los que vamos a poder tener los pedidos en el proceso de liberación.

Además, se determina cual o cuales de los indicadores de liberación que suponen la liberación del pedido. Además, con la columna Modific. podemos indicar como afecta una modificación en el pedido a una liberación ya efectuada (en nuestra caso, he indicado el valor 4, que determina que se tengan que volver a realizar las liberaciones en el caso de cambio (este valor funciona en combinación con el campo Modif. valor en %, que determina el porcentaje de aumento del importe del pedido para volver a tener que liberar. Si lo dejamos en blanco, será siempre que haya un cambio en el pedido).

NOTA IMPORTANTE: Un pedido no se va a poder imprimir ni va a poder recibir recepciones de mercancía hasta que sea liberado.

6. Definición de estrategias de liberación.

Esta es la última fase en la configuración de las estrategias de liberación. En nuestro caso, para el grupo de liberación Z1 vamos a definir 3 estrategías, según los importes que hemos apuntado anteriormente.

Compras inferiores a 1000 Euros.

Para ello creamos la estrategia de liberación 01 Compras < 1000. En la pantalla principal indicamos los códigos de liberación que participan en la estrategia.

En la sección Estados liberación indicamos el status del pedido según las liberaciones efectuadas sobre él. En nuestro caso:

• Si no hay ninguna liberación (campos Z1, Z2 y Z3 en blanco): el pedido se queda en estado B Bloqueo General.
• En el resto de caso (liberación de cualquier de los tres posibles liberadores): el pedido se queda en estado L Liberado y listo para ser gestionado.

En la sección Clasificación determinamos los criterios que aplican a esta estrategia de liberación: organización de compras 1003, clase de pedido NB e importe de la compra inferior a 1000 Euros (tal y como vemos en la imagen superior).

Compras entre 1000 euros y 3000 Euros.

En este caso, creamos la estrategia 02 para los importes entre 1000 y 3000 euros. Basicamente, es similar la estrategia a la definida anteriormente. En este caso, si no ha liberado nadie o el que libera es el comprador, el pedido se queda en el estado Bloqueo Supervisor Compras. El estado no cambia a liberado hasta que libera el Supervisor o el Controller.

Compras mayores o iguales a 3000 Euros.

Esta es la ultima estrategia dentro del procedimiento de liberación definido. En este caso, ademas hemos definido relaciones de dependencia entre los diferentes códigos de liberación. En este caso, hasta que no haya liberado el Supervisor de Compras (Código de liberación Z2), no va apoder liberar el Controller (Código de liberación Z3). Esta dependencia la definimos en la sección Condiciones liberación (que en los dos casos anteriores hemos dejado a blanco).

El funcionamiento es sencillo. En la parte de las filas tenemos el código del liberación. Para cada uno de ellos, tenemos en la parte de las columnas todos los códigos de liberación restantes. Los que estan marcados indican que son requisito para que  el código de la fila pueda liberar. Por ejemplo, para el código Z3 Controller, se requiere una liberación previa del Z2 (Supervisor Compras), pues aparece marcada la casilla del cruce del Z3 con el Z2.

Los estados de liberación van cambiando. Cuando no hay ninguna liberación, se queda en el estado Bloqueo Supervisor Compras. Cuando libera el Supervisor, pasa al estado Bloqueo Gerencia. Cuando libera el controller, pasa al estado liberado. Además, aquí no hay liberación si solo liberara el Controller, debido a la condición obligatoria que hemos fijado con las condiciones de liberación.

Una vez concluida la configuración, podemos verificar que la parametrización este correcta con la opción Verificar estrategias de liberación (transacción OMGSCK).

NOTA IMPORTANTES: AUTORIZACIONES REQUERIDAS POR LOS USUARIOS PARA LIBERAR.

A nivel de usuarios, se han de configurar los perfiles de autorización (Roles), incluyendo el objeto de autorización M_EINK_FRG. En el indicamos los grupos de liberación, y los códigos de liberación que posee el usuario, y que le van a permitir realizar las liberaciones oportunas según las estrategías de liberación definidas. Por ejemplo, para nuestro usuario comprador, le pondremos la autorización M_EINK_FRG con el grupo de liberación Z1, código de liberación Z1. El supervisor tendra el valor Z2 en este último valor y el controller el valor Z3. La autorización es la que determina realmente lo que pueden hacer o no los usuarios.

La liberación de los pedidos se realiza en una transacción diferente a la de creación/modificación de pedidos. Lo realizaríamos desde la transacción ME29N para la liberación individual y desde la ME28 para la validación colectiva o por lotes.

EJEMPLOS.

Ahora ya podríamos registrar los pedidos y verificar como van variando las estrategias de liberación según los importes introducidos. En un primer ejemplo, introducimos un pedido con un importe de 90 Euros. Tal y como vemos en la imagen, en la pestaña Estrategia de Liberación, a nivel de cabecera de pedido, nos aparece con un status (indicador de liberación) de Bloqueo General, y el sistema nos informa que estamos en el grupo de liberación Z1, con la estrategia de liberación 01 Compras < 1000.

A continuación, el usuario con la autorización de comprador libera el pedido a través de la transacción ME29N. El status pasa a Liberado. Aparece igualmente marcado el código de liberación de quien ha realizado la liberación.

En un segundo ejemplo, utilizamos un pedido con importe superior a 3000 euros. Podemos ver en este caso que se ha creado con status S Bloqueo Supervisor de Compras, y el sistema ha determina la estrategia de liberación 03 Compras >= 3000. En este caso, solo nos aparece como posible liberador el código Z2.

Una vez el supervisor libera desde la ME29N, el status cambia a G Bloqueo Gerencia, y ya aparece para el Z3 la posiblida de realizar la segunda liberación que va a liberar completamente el pedido.

Esto es solo un ejemplo de todas las posibilidades y posibles combinaciones que podemos configurar en el sistema para la realización de estrategias de liberación complejas.